Kupieckie bolączki. Część pierwsza. „Co tak drogo?”
Ile razy pracownik Działu Zakupów – Kupiec, Kierownik czy Lider Kategorii słyszy „co tak drogo?” Jak się wtedy zachowujesz, co odpowiadasz? Dlaczego to pytanie może wywoływać u Kupca frustrację? Chciałabym Wam opowiedzieć jak sama poradziłam sobie z tym pytaniem, które przez wiele lat powodowało u mnie duży dyskomfort.
Spis treści
Co tak drogo?
W sumie co złego w tym pytaniu? Może i nic, gdyby:
nie ogrom wykonanej pracy kupieckiej: od niezliczonych godzin poszukiwań odpowiedniego dostawcy, przez dziesiątki maili, telefonów, spotkań, po mozolne analizy, nieustanne aktualizacje ofert wynikające z nowo pojawiąjących się wymagań w tak zwanym międzyczasie. A tu nagle, jak grom z jasnego nieba, pada pytanie od dyrektora finansowego: „co tak drogo?” Znacie to?
Kup sobie sam taniej
Pytanie „co tak drogo” przez wiele lat wywoływało u mnie drgawki. W chwilach najwyższej frustracji, miałam ochotę odpowiedzieć „to kup sobie sam – taniej, jeśli dasz radę”. Przychodziły mi na myśl odpowiedzi w stylu „zamieńmy stal nierdzewną na papier, wtedy na pewno będzie dużo taniej!”. No, ale cóż dyplomacja w biznesie (chyba) istnieje, więc gryzłam się w język (mocno czasami do krwi 😉 ) i wstrzymywałam się od tego typu komentarzy. Często tłumaczyłam dlaczego taniej się nie da. Co mogłam jeszcze zrobić? Mogłam wrócić i dalej próbować negocjować (zazwyczaj przynosiło to znikome efekty vs oczekiwania Szefów). Niestety, czarodziejskiej różdżki nie posiadałam, więc nie dało się po prostu obniżyć ceny o kolejne 15%, bo tak „ktoś” na bazie „czegoś” zabudżetował.
Jak się zachować?
Dziś reaguję inaczej. Po pierwsze nabrałam dystansu i nie odbieram tego osobiście. Wcześniej interpretowałam pytanie „co tak drogo?” na zasadzie „taki doświadczony kupiec nie potrafi znaleźć tańszego dostawcy?”.
Po drugie wyzbyłam się emocji w tym temacie i podchodzę do tego „na sucho”. Tak jest to możliwe, kilka lat praktyki i gotowe.
I po trzecie, może najważniejsze, wiedząc że takie pytanie wcześniej czy później się pojawi, zwłaszcza dla wydatków o dużej wartości bądź materiałów o krytycznym znaczeniu, jestem na nie przygotowana i mentalnie … i dosłownie…
Preferowany dostawca to jaki? Tani?
Każdy Kupiec, który wkłada całe swoje serducho w pracę i angażuje się w nią w pełni, dokłada wszelkich starań, aby znaleźć najbardziej optymalnego dostawcę. Optymalnego dostawcę czyli o najlepszej możliwej kombinacji ceny, jakości, czasu dostawy, wymagań technicznych itd. Wybór dostawcy w dziale zakupów to nie tylko kwestia znalezienia najniższej ceny. Gdyby tak było, wystarczyłoby zatrudnić małpę, a w dzisiejszych czasach – zastosować automatycznego bota, który wybrałby najtańszą opcję bez zastanowienia. Może tak kiedyś będzie, ale jeszcze nie dziś. Rzeczywistość zakupowa jest znacznie bardziej skomplikowana.
Na koniec pozostaje tylko przekonać waszego prezesa, dyrektora finansowego bądź innych decydentów, którzy uważają że zakup jest za drogi, że wcale tak nie jest.
Jak przekonać decydentów, że nie jest za drogo?
1. Skup się na danych i faktach.
To co u mnie działa to zestawienie, które pokazuje:
- Co jest przedmiotem zakupu, ilości, target price (jeśli jest), oczekiwana data dostawy;
- Liczbę wysłanych zapytań ofertowych, ilość dostawców, którzy przedstawili oferty, oraz tych, którzy zrezygnowali, wraz z przyczynami. Zwracam uwagę na ten punkt, bo pokazuje w jakim stopniu został przeszukany rynek przez Dział Zakupów. Mała liczba otrzymanych ofert vs duża ilość wysłanych zapytań;
- Szczegółowe zestawienie wszystkich ofert, w tym początkowych i po negocjacjach. Dzięki temu łatwiej ocenić naszą pracę i zobaczyć, ile udało się zaoszczędzić poprzez negocjacje;
- Informacje o całkowitym koszcie posiadania (TCO) i innych warunkach, takich jak np. terminy płatności i gwarancje, pokazuje, że na wybór dostawcy nie składa się tylko „goła cena nabycia”.
2.Transparentność i proaktywność w komunikacji.
Czasami warto w trakcie prac nad wyborem dostawców, przedstawić dotychczasowy status sytuacji osobom decyzyjnym. Dzięki temu będą wiedzieć na czym stoimy, Jest to również okazja, żeby określili swoje oczekiwania. A Ty będziesz mógł wprowadzić ewentualne poprawki w działaniach zakupowych. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnej pracy. Transparentność i otwarta komunikacja z decydentami pozwala na lepsze zrozumienie procesu zakupowego i ocenę pracy. Gdy pokażesz wszystko wyraźnie, opierając się na faktach, ludzie, którzy decydują, będą wiedzieć, dlaczego proponujesz tego konkretnego dostawcę, a nie innego.
3.Otwartość na negocjacje i poszukiwanie alternatyw.
Czasem warto wrócić do negocjacji z dostawcą, chociaż z mojego doświadczenia wynika, że dalsze obniżki ceny są minimalne (jeśli w ogóle druga strona się na to godzi). W takiej sytuacji może pomóc zaangażowanie osób na wyższych stanowiskach w strukturach zakupowych. Wtedy jest szansa, na zdobycie dodatkowego rabatu.
Jeśli mamy czas, można też poszukać alternatywnych rozwiązań, które mogą zaoferować lepszy stosunek jakości do ceny.
Podsumowanie
W odpowiedzi na pytanie „Co tak drogo?”, kluczowe jest zatem nie tylko tłumaczenie się z cen, ale przede wszystkim prezentacja szerokiego kontekstu pracy Działu Zakupów. Pozwoli to przedstawić złożoność i nakład pracy jakiego wymaga znalezienie najlepszego rozwiązania.
SZABLON ZESTAWIENIA OFERT NA SUROWCE, MATERIAŁY, MASZYNY ORAZ URZĄDZENIA.
Zestawienie zapewni porównanie ofert według tych samych kryteriów, ułatwi i przyśpieszy podjęcie decyzji o wyborze dostawcy. Możesz wykorzystać szablon albo zmodyfikować go według własnych potrzeb.
Pobierz go bezpłatnie.
Bibliografia:
- Obraz autorstwa prostooleh na Freepik
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !