Czy Dział Zakupów jest potrzebny w firmie? Lekcje z projektu polskiego elektryka, który nie powstał
W styczniu 2023 roku przeczytałam artykuł w „Rzeczpospolitej”, o tym, że Lotos wydał 1,1 miliona dolarów na projekt elektrycznego samochodu, który nigdy nie powstał. W tym czasie przygotowywałam się do szkolenia z zakresu procedur zakupowych. Postanowiłam wykorzystać tę historię, aby pokazać, jak ważna jest rola Działu Zakupów w firmach i jakie mogą być konsekwencje łamania procedur. Dziś chciałam się podzielić moimi spostrzeżeniami również z Wami.
Spis treści
Analizy biznesowe za ponad 4 mln złotych!
Projekt elektrycznego samochodu w Lotosie trwał od 2016 do 2018 roku i skończył się na analizach biznesowych, kosztując ponad milion dolarów. Do realizacji zatrudniono amerykański Electric Power Research Institute (EPRI) oraz polską firmę ArtTech, mimo wcześniejszych negatywnych rekomendacji wewnętrznych działów. EPRI i ArtTech zarobiły odpowiednio 590 tysięcy i 496 tysięcy dolarów. Zadanie zakończyło się na niczym. (1)
Procedury zakupowe pod lupą prokuratora
Projekt wzbudził wątpliwości co do przejrzystości procedur zakupowych, w tym procesu wyboru kontrahentów i kryteriów oceny ofert. Niejasne tez były uregulowania kontraktowe dotyczące odpowiedzialności dostawców za m.in. niewywiązanie się z umowy. Pojawiły się pytania jak spółka ArtTech, z kapitałem założycielskim wynoszącym 5 tys zł, z siedzibą pod „wynajętym adresem” mogła zostać nominowana do projektu o wartości blisko 32 mln złotych? Jakie konsekwencje zostały przewidziane za opóźnienia?
Po co te Zakupy w firmie?
Fiasko projektu elektrycznego samochodu Lotosu, rzuca światło na kluczowe znaczenie funkcji działu zakupów w każdej organizacji. Nie jest to tylko dział negocjujący ceny i rozsyłający zamówienia do dostawców. Jego rola i funkcje są o wiele szersze, mając fundamentalny wpływ na stabilność finansową, zarządzanie ryzykiem i ogólną strategię firmy.
#1. Wpływ na stabilność finansową
Dział zakupów pełni kluczową rolę w zarządzaniu finansami każdej organizacji,. Poprzez skuteczne zarządzanie budżetem projektów i bieżących kosztów, ten dział ma znaczący wpływ na rentowność oraz zdolność firmy do realizacji strategicznych inwestycji. Niewłaściwy wybór dostawców oraz brak solidnych gwarancji w umowach mogą bezpośrednio prowadzić do znaczących strat finansowych. Dział zakupów nie tylko negocjuje ceny, ale powinien zapewnić, że umowy są korzystne i bezpieczne. To ma decydujące znaczenie dla ogólnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
#2. Zarządzanie ryzykiem
Dział zakupów ma za zadanie minimalizować ryzyko poprzez staranne analizowanie potencjalnych partnerów i ich ofert. To właśnie od ich decyzji zależy, czy firma będzie narażona na niepowodzenia projektowe czy prawne konsekwencje związane z niewywiązaniem się z umów. Projekt Lotosu to jaskrawy przykład, jak brak odpowiedniej weryfikacji i zabezpieczeń może narazić firmę na poważne problemy.
#3. Zapewnienie jakości
Wybór odpowiednich dostawców zwiększa gwarancję, że firma otrzyma produkty i usługi pożądanego kalibru. Dział Zakupów ocenia kwalifikacje dostawców, akredytacje, procedury zapewnienia jakości oraz historię ich działalności podczas procesu selekcji, aby upewnić się, że spełniają one niezbędne wymagania.
#4. Innowacje i ekspertyza
Dział Zakupów ma również wpływ na innowacyjność firmy wybierając dostawców, którzy oferują najnowsze technologie i produkty. To pomaga firmie być bardziej konkurencyjną i poprawia jakość jej usług. Pracując z dostawcami nad wspólnymi projektami badawczymi, dział zakupów pomaga tworzyć rozwiązania idealnie pasujące do potrzeb firmy. Dzięki ciągłemu uczeniu się o nowych technologiach i uczestnictwie w szkoleniach branżowych, pracownicy działu zakupów przyczyniają się do rozwijania wiedzy i umiejętności w całej firmie.
Jak widać dział Zakupow nie odpowiada jedynie za negocjowanie i wystawianie zamówień. Jego rola jest dużo szersza.
Zakupowa odpowiedzialność
Rozważając problem, z jakim zmierzył się Lotos przy wyborze dostawców, nasuwa się ważna kwestia odpowiedzialności. W firmach odpowiedzialność za procesy zakupowe spoczywa na Dyrektorze czy Kierowniku Działu Zakupów. Jednakże, kiedy inne działy, takie jak Utrzymanie Ruchu, Produkcja czy Dział Projektów, dokonują wyboru dostawców na własną rękę, może to prowadzić do komplikacji. Mimo że wybór dostawcy został dokonany bez wiedzy Działu Zakupów, to w przypadku problemów, to właśnie ten dział jest zobowiązany do ich rozwiązania. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wszystkie zakupy były koordynowane przez Dział Zakupów. To pozwoli uniknąć niepotrzebnych problemów i zapewnić odpowiednią kontrolę nad procesem zakupowym.
Podsumowanie
Projekt elektrycznego samochodu Lotosu pokazał, że dział zakupów ma fundamentalne znaczenie dla każdej organizacji. To nie tylko dział, który negocjuje, wysyla zamówienia, ale strategiczna jednostka, która wpływa na całość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Odpowiednie zarządzanie zakupami nie tylko zapobiega finansowym stratom, ale również chroni przed ryzykiem i wpływa na długoterminową strategię rozwoju firmy. Ta lekcja, choć kosztowna dla Lotosu, stanowi ważne przypomnienie dla wszystkich firm o potrzebie silnego i kompetentnego działu zakupów, zdolnego do ochrony firmy przed niepotrzebnymi ryzykami i stratami.
Bibliografia:
- Rzeczpospolita. Artykuł „Lotos wydał na projekt elektryka 1,1 mln dolarów. Samochód nie powstanie.” 14.01.2023 r.
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !
Niestety często Zakupy są traktowane jako piąte koło u wazu. Starając się „wymóc” na organizacji transparentny proces wyboru dostawcy, Zakupy są postrzegane przez interesariuszy jako hamulcowy w projekcie. Natomiast jak się potem wali to oczekuje się, że to Zakupy wezmą odpowiedzialność za takiego dostawce i rozwiążą problem.
Proces zmiany takiego myślenia jest mozolny, ale konieczny, a zyski nie do przecenienia.