Jak obniżyć wydatki o 47% negocjując z klientem wewnętrznym?
Czy masz sprawdzonych dostawców, z którymi współpracujesz od długiego czasu i jesteś zadowolony z ich usług? To świetnie, ponieważ solidny dostawca oznacza dostawę o gwarantowanej jakości i minimalnym ryzyku. W rezultacie, możesz zamawiać lub zlecać usługi z pewnością, że zostaną one wykonane zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku nowych dostawców istnieje większe ryzyko niezadowolenia. Dodatkowo, współpraca z zaufanym dostawcą skraca drogę wymiany informacji od momentu zapytania czy złożenia zamówienia do daty realizacji. W praktyce po prostu proces jest szybszy. Wybierając sprawdzone firmy zyskujesz też coś więcej… święty spokój.
Spis treści
Dlaczego warto pracować ze sprawdzonymi dostawcami?
Każde przedsiębiorstwo powinno dążyć do tego, aby jego dostawcy, stawali się partnerami biznesowymi. Taki partner zna wymagania klienta i zapewnia obsługę na najwyższym poziomie. Dostawcy- partnerzy potrafią dostarczyć optymalne rozwiązania, łącząc odpowiednią kombinację ceny, jakości, czasu dostawy i reakcji oraz wiedzy technicznej. Przejście z roli przypadkowego dostawcy na partnera biznesowego to proces, który zajmuje czas – tygodnie, miesiące, a czasem lata. Wymaga to ogromnej pracy wielu działów, takich jak dział jakości, produkcji, BHP, transportu i zakupów, aby zapewnić bezproblemowe dostawy i realizację usług. Rozwój dostawców i budowanie stabilnego panelu kontrahentów to kluczowe zadania Działu Zakupów – bez dwóch zdań.
Potrzeba alternatywy i opór
Co się jednak dzieje, gdy w pewnym momencie, powstanie potrzeba wprowadzenia alternatywnego dostawcy? Dział Zakupów proponuje sprawdzenie innego źródła, a komórka techniczna, jakościowa bądź też sam klient wewnętrzny, bojkotują ten pomysł. Powód jest prosty – pozostanie w strefie komfortu jest znacznie łatwiejsze niż inwestowanie wysiłku w sprawdzenie nowej firmy. Zwłaszcza, że w wielu przedsiębiorstwach, pracownicy są przeciążeni obowiązkami i wolą załatwić zlecenie w sprawdzony, szybki sposób. Powstaje znak zapytania: czy warto? Czy ten wysiłek się opłaci? I co się z tego będzie mieć?
Rola Działu Zakupów - kwestionowanie statusu quo
I w tym właśnie miejscu chciałabym podkreślić rolę Działu Zakupów. Jesteśmy po to aby kwestionować status quo. Jesteśmy po to, aby uparcie i z determinacją wdrażać inicjatywy, w które wierzymy, że stanowią trafny wybór dla naszej organizacji. Jesteśmy po to aby podejmować ryzyko, które potencjalnie może przynieść znaczące korzyści
Drogi Czytelniku, mam nadzieję, że poniższy przykład przekona Cię, że warto walczyć o swoje zdanie. Opowiem Ci jak przekonać inne Działy – aby zgodziły się na zamówienie materiału / usługi u alternatywnego dostawcy.
Studium przypadku
Dział Zakupów miał zlecić rozbudowę sieci wodno-kanalizacyjnej na terenie zakładu. Przez lata współpracował z Dostawcą A, z którym były budowane solidne relacje. Klient wewnętrzny, był bardzo zadowolony z dotychczasowej współpracy. Jednak gdy nadeszła potrzeba kolejnego etapu prac, Dział Zakupów przeprowadził proces ofertowania, który dostarczył interesujące wyniki. Okazało się, że Dostawca A jest droższy od Dostawcy B o 54%. Biorąc pod uwagę, że wartość zlecenia przekraczała 200 000 zł, różnica stanowiła pokaźną kwotę. Pomimo tak dużej dysproporcji w cenie, komórka decyzyjna nie wyrażała zgody na wybór Dostawcy B. Argumenty przeciwko potencjalnemu Dostawcy dotyczyły jakości wykonania, niezgodności oferty ze specyfikacją oraz ryzyka naruszania zasad BHP w czasie prac.
Dział Zakupów przeprowadził gruntowną analizę każdego argumentu przedstawionego przez Klienta wewnętrznego. Zgromadzone dane rzucały nowe światło na całą sytuację. Okazało się, że specyfikacja nie była neutralna, co eliminowało Dostawcę B proponowanego przez Dział Zakupów. Szczegółowa analiza ofert ujawniła, że materiały użyte przez Dostawcę B były wyższej jakości niż te stosowane przez Dostawcę A. Wcześniejsze opinie wskazywały na coś odwrotnego. Informacje, że Kontrahent B naruszał zasady bezpieczeństwa przy poprzednich realizacjach nie miały pokrycia w rejestrze upomnień. Nie znaleziono też żadnej reklamacji przypisanej do proponowanego Dostawcy B.
W reakcji na te ustalenia, podjęto konkretne działania
- Poprawa specyfikacji: Specyfikacja została dostosowana, aby była neutralna i sprawiedliwa dla różnych dostawców.
- Weryfikacja przez ekspertów. Inni eksperci dokonali ponownej weryfikacji dokumentacji, eliminując błędy interpretacyjne.
- Zakup dodatkowego sprzętu dla zabezpieczenia ryzyka związanego z BHP. Był to ekstra koszt, ale i tak różnica w cenie pomiędzy 2 dostawcami wynosiła 47%.
Tabela 1. Podsumowanie argumentów Klienta wewnętrznego i ich weryfikacji.
ARGUMENTY NA NIE Klient wewnętrzny | WERYFIKACJA Dział Zakupów | PLAN DZIAŁANIA |
| niska jakość wykonania | sprawdzenie reklamacji jakościowych => brak zarejestrowanych zgłoszeń | odrzucenie argumentacji, dalsze działania nie wymagane |
| wysokie ryzyko częstych awarii | sprawdzenie kart materiałowych i danych technicznych => wynik pozytywny | odrzucenie argumentacji, dalsze działania nie wymagane |
| materiały o niskiej trwałości | jak wyżej | odrzucenie argumentacji, dalsze działania nie wymagane |
| brak spełnienia wymagań specyfikacji technicznej | okazało się, że specyfikacja nie jest neutralna | opracowanie neutralnej specyfikacji dopuszczającej użycie innych producentów |
| ryzyko nieprzestrzegania BHP | sprawdzenie incydentów związanych z bezpieczeństwem =>brak oficjalnych zgłoszeń | dostawca B został poproszony o zapewnienie dodatkowego sprzętu gwarantującego bezpieczne wykonanie |
Rezultat
Na podstawie dostarczonych danych i wprowadzonych korekt udało się przekonać decydentów do wyboru Dostawcy B. Mimo podwyższenia pierwotnej ceny o koszty dodatkowych zabezpieczeń BHP, udało się zaoszczędzić 47% kosztów. Zadanie zostało wykonane zgodnie z wymaganiami, spełniając oczekiwania klienta wewnętrznego.
Krok po kroku jak podważać status quo
1. Zbieranie danych
Swoją argumentację opieraj na danych a nie na opiniach. Przygotuj kompleksową analizę ofert uwzględniającą kryteria wyboru i porównanie specyfikacji. Ułatwi to podjęcie decyzji osobom, które nie były zaangażowane wcześniej w temat.
2. Zabezpieczenie ryzyka
Spróbuj zrozumieć czego obawia się twój Klient wewnętrzny i opracujcie wspólnie plan w jaki sposób można zabezpieczyć się przed potencjalnym ryzykiem.
3. Spotkanie i decyzja
Zorganizuj spotkanie z szerszym gronem decydentów i podejmijcie wspólnie decyzję.
4. Kontakt z dostawcą i komunikowanie oczekiwań
Poinformuj dostawcę, że od realizacji tego zlecenia będzie zależała dalsza współpraca. Im wyższa wartość zlecenia, tym informacja powinna być skierowana do osoby na wyższym stanowisku ( np. Dyrektor Handlowy bądź nawet sam Prezes).
Podsumowanie
Ryzyko to nieodłączny element naszego życia, zarówno w sferze biznesowej, jak i prywatnej. Przed każdą decyzją biznesową, niezbędne jest przeprowadzenie analizy potencjalnych korzyści i strat, aby trafnie ocenić możliwe konsekwencje. W kontekście konkretnej sytuacji, uważałam, że istniejące 47% różnicy w cenie pomiędzy dwiema ofertami, stanowiły silny impuls do podjęcia ryzyka i zlecenia usługi Dostawcy B. Wysoki poziom oszczędności powinny mobilizować pracowników różnych działów do wspólnego wysiłku, aby zapewnić pomyślne wykonanie usługi.
Życzę Wam wytrwałości w kwestionowaniu status quo. Nie będzie łatwo, ale na pewno warto. Po ciężkiej bitwie przychodzi czas na nagrodę – satysfakcję z dobrze wykonanego zadania. Ja i mój zespół tak się czuliśmy przy realizacji tego zlecenia.
Jeśli chcielibyście poćwiczyć proces negocjacji w praktyce zapraszam na moje warsztaty. Więcej dowiesz się tutaj.
Napiszcie czy również mierzycie się z problemem kwestionowania status quo. W jakich sytuacjach zakupowych słyszycie „nie, bo przecież zawsze tak było”? Gdzie są główne bariery i jak sobie z nimi radzicie?
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !