Kompleksowe umiejętności Kupca. Od negocjacji do tworzenia wartości
Dzisiejszy artykuł bazuje na studium przypadku kupca z firmy produkcyjnej, który musiał stawić czoła wyzwaniu negocjacji z kolegą z innego działu ze swojej firmy. Jak powiedział, dostarczył opis sytuacji, aby „podkreślić istotę roli Zakupowca w organizacji, który nie jest tylko tym od załatwiania materiału i wydawania cudzej kasy”. Dodał „W praktyce musimy identyfikować zarówno ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne równocześnie, a negocjacje z klientem wewnętrznym tj. z osobą z innego działu bywają, o dziwo, często trudniejsze niż z dostawcą zwłaszcza gdy dyskutujesz z pracownikami o większych kompetencjach technicznych”.
Bardzo dziękuję osobie, która podzieliła się swoim doświadczeniem. Chciała pozostać anonimowa, dlatego nie podaję imienia. Gratuluję również dojrzałej postawy kupieckiej! A wszystkich zapraszam do lektury.
Spis treści
Kupiec - strategicznym graczem w przedsiębiorstwie
Czy rola kupca sprowadza się do zamawiania materiałów i wydawania „cudzej kasy”? Niektórzy pewnie tak uważają. Chciałabym Was przekonać, że tak nie jest. Profesjonalny kupiec to strategiczny gracz, który stoi na froncie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych wyzwań organizacji. W każdej firmie produkcyjnej, rola kupca jest ważna dla sprawnego przepływu surowców i komponentów niezbędnych do produkcji. Oprócz tego Kupiec zapewnia, że cały proces zakupowy przebiega w sposób optymalny, minimalizując ryzyko i koszty. Prowadzi negocjacje zarówno z dostawcami, jak i z różnymi działami w wewnątrz organizacji. Dla Kupców o stosunkowo niedużym doświadczeniu zawodowym szczególnie trudne mogą być negocjacje z osobami wewnątrz firmy o potencjalnie większym doświadczeniu i wyższej wiedzy specjalistycznej.
Oto przewodnik po kluczowych umiejętnościach, które każdy początkujący kupiec powinien rozwijać. Dzięki nim pracownicy Działu Zakupów będą w stanie nie tylko efektywnie reagować na bieżące potrzeby, ale także aktywnie kształtować przyszłość swojego przedsiębiorstwa.
Zapraszam do odkrycia, jak kompleksowe umiejętności kupca przekładają się na realne korzyści dla organizacji i tworzą wartość dodaną dla firmy.
Kto ma rację Kupiec czy Inżynier?
W trakcie wprowadzania nowych komponentów do jednego z projektów w firmie produkcyjnej, między działem Badań i Rozwoju (R&D) a Działem Zakupów doszło do konfliktu. Cała sprawa dotyczyła tego, jak powinny zostać skatalogowane nowe elementy. Inżynier działu R&D chciał, by oba elementy, które razem tworzyły komplet, były zapisane pod jednym numerem. Dział Zakupów miał jednak inne zdanie – uważał, że lepiej będzie, jeśli każdy element będzie miał własną, osobną referencję. Zdaniem Kupca prowadzącego projekt, jedna wspólna referencja mogłaby prowadzić do różnych problemów i szeroko pojętego zamieszania.
Początkowo dyskusja toczyła się e-mailowo. Wysłanych zostało kilkanaście wiadomości. To nie przyniosło rezultatu, więc Kupiec zaczął dzwonić do Inżyniera, ale nadal nie mogli znaleźć wspólnego języka. W końcu Kupiec poprosił o spotkanie twarzą w twarz, aby na spokojnie wszystko przedyskutować.
Mimo że proces negocjacji zajął kilka dni, ostatecznie udało się dojść do porozumienia. Dzięki wytrwałości i kilku kluczowym umiejętnościom kupieckim, wprowadzono dwa osobne numery dla komponentów. Dodatkowo doprecyzowano standardy nadawania numerów, co wyeliminowało takie konflikty w przyszłości.
Jakie cechy i umiejętności Kupca sprawiły, ze udało mu się przekonać „Inżyniera – uparciuszka”?
Cecha nr 1. Zrozumienie roli i procesów zakupowych jest fundamentem, na którym opiera się cała praca kupca. Posiadanie głębokiej wiedzy o mechanizmach zakupów, ich znaczeniu dla efektywności firmy, a także o ryzykach związanych z brakiem odpowiednich standardów, umożliwia nie tylko unikanie problemów, ale również proaktywne działanie na rzecz optymalizacji.
W tej sytuacji Kupiec dokładnie sobie zdawał sprawę dlaczego należy nadać dwie osobne referencje i próbował przekonać do tego Inżyniera. Istnieją przynajmniej 3 powody, o których należy wspomnieć:
- Jasność i precyzja w identyfikacji: Każdy unikalny komponent z własną referencją jest łatwiejszy do zidentyfikowania i śledzenia przez cały łańcuch dostaw. To redukuje pomyłki, takie jak zamieszanie czy zamiana elementów, które mogą prowadzić do opóźnień lub problemów z jakością.
- Zarządzanie ryzykiem i jakością: W przypadku problemów z jakością lub uszkodzeń jednego z komponentów, łatwiejsze jest zarządzanie reklamacjami i wymianą tylko uszkodzonej części, nie angażując całego zestawu. To pozwala na bardziej efektywne i ekonomiczne podejście do kontroli jakości i zarządzania zasobami.
- Poprawa efektywności w procesie u dostawcy: Stworzenie jednego kodu dla dwóch fizycznie różnych elementów wymaga od dostawcy specjalnego traktowania takiego przypadku, co może wydłużyć czas realizacji zamówień.
Cecha nr 2. Asertywność i wytrwałość są kluczowe w sytuacjach konfliktowych, takich jak wspomniany spór między działem R&D a zakupami. Skuteczny kupiec nie poddaje się łatwo, lecz konsekwentnie dąży do znalezienia najlepszego rozwiązania, mając na uwadze dobro firmy. To pokazuje, jak ważna jest zdolność do stawiania czoła wyzwaniom i nieustępliwość w negocjacjach. Czasami asertywność może być błędnie postrzegana jako agresja lub egoizm. To normalne, że na początku ktoś może tak pomyśleć. Ale ważne jest, żeby mówić, co się myśli, robiąc to w sposób, który nie rani innych. Gdy ktoś broni swojego zdania, ale jednocześnie szanuje innych, z czasem zyskuje ich szacunek. Dokładnie tak się stało w tej sytuacji. Na początku stosunki między działowe mogły wydawać się napięte, ale kiedy Kupiec pokazał, że potrafi bronić swoich opinii, nie zapominając o szacunku dla Inżyniera, wszystko się zmieniło. Od tego momentu ich współpraca jest na dobrej stopie, świetnie się rozumieją i pracują razem bez problemów.
Cecha nr 3. Logika i umiejętność argumentacji stanowią narzędzia, które pozwalają kupcowi na skuteczne przekonywanie innych do swoich racji. Przykład budowania argumentacji w oparciu o realne ryzyka związane z zarządzaniem komponentami pokazuje, jak ważne jest umiejętne przedstawianie faktów i potencjalnych konsekwencji pewnych decyzji.
Cecha nr 4. Umiejętności komunikacyjne i „soft skills” odgrywają kluczową rolę w budowaniu relacji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zmiana formy komunikacji z mailowej na bezpośrednią rozmowę i zrozumienie potrzeb i perspektyw innych działów przyczyniła się do przełamania impasu i znalezienia kompromisu. Pamiętajmy, że czasami jeden telefon załatwi więcej niż kilka wysłanych maili.
Cecha nr 5. Rozumienie potrzeb firmy i kreowanie wartości dodanej wskazuje na strategiczną rolę kupca, który nie tylko reaguje na bieżące wyzwania, ale również przyczynia się do tworzenia długoterminowej wartości dla organizacji. Umiejętność identyfikacji możliwości usprawnienia procesów zakupowych i wprowadzania innowacji jest tutaj kluczowa.
Podsumowanie
W przypadku opisanego wyzwania, umiejętności te pozwoliły kupcowi nie tylko na rozwiązanie bieżącego problemu, ale również na ustanowienie nowych standardów, które mogą przynieść długoterminowe korzyści dla firmy. Skuteczny kupiec to osoba, która łączy w sobie dogłębną wiedzę o procesach zakupowych z umiejętnościami interpersonalnymi, logicznym myśleniem i strategicznym podejściem do zarządzania. Dzięki tym kompetencjom, Kupiec nie tylko efektywnie zarządza bieżącymi zakupami, ale również aktywnie współtworzy przyszłość firmy, wpływając na jej efektywność, konkurencyjność i innowacyjność
ARTYKUŁY, KTÓRE MOGĄ CIĘ ZAINTERESOWAĆ:
9 powodów dla których warto być asertywną/ ym negocjatorką /em
Jak „landed cost” wpływa na decyzje zakupowe?
Dlaczego warto korzystać z zestawień ofert od dostawców? Poznaj sześć korzyści
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !