Metoda „5W, 2H” w praktyce. Jak unikać pułapek błędnych decyzji w środowisku pracy?
Jak podejmować lepsze decyzje? Czy są jakieś narzędzia, które sprawią, że nasze decyzje staną się bardziej przemyślane? Zapraszam do lektury wszystkie osoby, które na co dzień podejmują decyzje, bez względu na wykonywane stanowisko! Będzie trochę o wyjętych spod prawa i o biznesie.
Spis treści
Historia mordercy z happy endem
Był sierpień 2023 roku, ciepły dzień na jednej z plaż na Chalkidiki, z pięknym widokiem na morze. A ja wreszcie znalazłam chwilę, żeby oddać się lekturze – luksusowi na jaki w codziennym pośpiechu trudno znaleźć czas. Otworzyłam magazyn „Świat wiedzy” z lipca 2023. Na jednej ze stron zobaczyłam fotografie ośmiu morderców i intrygujący tytuł: „Co łączy tych morderców?”. Opisana dalej historia opowiadała o Chesterze Hollmannie, skazanym na dożywocie w 1993 roku, a odpowiedź na tytułowe pytanie znalazła się na drugiej stronie i brzmiała: „… to, że nimi nie są!”. Chester Hollmann (tak jak pozostali, przywołani w tytule „mordercy”) został niesłusznie skazany i zamknięty w więzieniu. Wszyscy „przestępcy”, po wielu latach odosobnienia, zostali oczyszczeni z zarzutów. Sam Chester Hollmann po 28 latach odsiadki, został uniewinniony. Jak mogło dojść do takiej pomyłki? Przecież było śledztwo, dowody, świadkowie, rozprawa sądowa, więc Hollman musiał być winny. Mężczyzna, skazany w wieku 21 lat, opuścił więzienie mając 49 lat, z najlepszymi latami życia już za sobą i bagażem traumatycznych wspomnień zza krat. Chester, w ramach rekompensaty za błędnie wydany wyrok, otrzymał 9,8 miliona dolarów odszkodowania.
Od błędów w śledztwie do błędów w biznesie
Przeczytawszy ten artykuł i analizując popełnione błędy w trakcie śledztwa, zauważyłam pewną analogię (choć niektórzy mogą uznać ją za nieco „pokrętną”) do procesu podejmowania decyzji w przedsiębiorstwach. Z powodu piętrzących się obowiązków, tematów, które muszą być załatwione „na wczoraj”, oraz niekończących się nieefektywnych spotkań, pracownicy często są zmuszeni do podejmowania decyzji w pośpiechu. Decyzje te są podejmowane chaotycznie, bez pełnego zrozumienia sytuacji i braku podstawowych danych, zupełnie jak w przypadku Chestera Hollmana. Powszechnie wiadomo, że pośpiech to zły doradca. Skutkiem tego mogą być ogromne koszty finansowe, zbędny stres czy też straty czasowe. Miałam nieprzyjemność uczestniczyć w projektach o dużych wartościach, realizowanych na tak zwanego „wariata”, gdzie zasoby poświęcone na „odkręcanie” efektów złych decyzji były gigantyczne.
Proces podejmowania decyzji może być zakłócony przez emocje, zniekształcenia poznawcze, uogólnienia. Napisałam o tym posta na Linkedin pt. „Tajniki skutecznych negocjacji z dostawcami. #3 Kalibracja percepcji”. Zapraszam do jego przeczytania. Jeśli tak jest, to powstaje pytanie, jak sobie z tym radzić?
Metoda "5W, 2H"
Już odpowiadam. Jako kierownik, pracownik czy po prostu człowiek, sięgam do narzędzia „5W, 2H”, które wyniosłam z firm motoryzacyjnych. Jest to metoda dobrze znana Jakościowcom, wykorzystywana do analizy problemów. Osobiście korzystam z niej w celu zrozumienia procesów (nie tylko zakupowych) i na tej podstawie podejmuję decyzje i określam dalsze kroki działania.
WHO? Kto zgłosił problem? Czy był to klient, pracownik, a może dostawca? Czy był to odosobniony przypadek, czy może więcej pracowników/klientów zgłasza ten sam problem?
WHAT? Co jest problemem? Opisz dokładnie zaistniałą sytuacje.
WHEN? Kiedy problem się pojawił i kiedy faktycznie wystąpił?
WHERE? Gdzie wystąpił problem?
WHY? Dlaczego stanowi to problem? Czy są właściwie określone i przestrzegane standardy postępowania?
HOW? W jakiej sytuacji problem wystąpił?
HOW MANY? Ile takich przypadków wystąpiło? Jak częste jest to wydarzenie?
Oczywiście, nie zawsze konieczne jest odpowiadanie na wszystkie pytania. Spersonalizuj metodę do swoich potrzeb, aby była ona najbardziej wydajna w Twoim środowisku pracy.
Przykład zastosowania metody "5W, 2H"
W jednej z firm, dla której pracowałam, zainicjowaliśmy zbiorczą akcję wydłużania terminów płatności z dostawcami. Otrzymałam wiele sprzeciwów od partnerów, którzy nie zgadzali się na zmiany w terminach płatności, argumentując, że i tak otrzymują pieniądze z dużym opóźnieniem. Zadając pytanie mojemu zespołowi, dowiedziałam się, że problem wynikał z Działu Księgowości, który miał zaległości w księgowaniu i regulowaniu płatności dostawcom.
Postanowiłam zbadać kilka opóźnionych faktur. Analizując system, sprawdziłam daty wpływu dokumentów do firmy, daty księgowania i daty płatności. Przejrzałam również szczegółowe informacje na temat zablokowanych faktur. Przeczytałam wszystkie komentarze. Okazało się, że Dział Księgowości miał średnie opóźnienie w płatnościach wynoszące 27 dni, z czego aż 23 dni czekał na wyjaśnienia z Działu Zakupów. Jak widać bezpośrednia przyczyna nie leżała po stronie Księgowości… Dlatego też, w dziale zakupów, został wprowadzony regularny przegląd rejestru faktur do wyjaśnienia, 3x w tygodniu. Opóźnienie w płatnościach spadło do 11 dni.
WHO? Dostawca X zgłasza problem w opóźnieniach w płatności.
WHAT? Płatności są regulowane z opóźnieniami średnio wynoszącymi 27 dni. Faktura zablokowana ze względu na różnice cenowe.
WHEN? Data wystawienia, zaksięgowania, faktury. Data jej zapadalności. Data przesłania dokumentu przez Dział Księgowości do wyjaśnienia przez Dział Zakupów. Data wyjaśnienia różnic cenowych przez Kupca.
WHY? Dostawca nie otrzymuje swojego wynagrodzenia za dostawy na czas, co powoduje problemy z płynnością finansową. Powtarzające się opóźnienia w płatnościach uniemożliwiają negocjacje dotyczące wydłużenia terminów płatności.
HOW MANY? 3 faktury z ostatniego miesiąca.
Ta sytuacja pokazuje, że bez dokładnej analizy danych i zebrania informacji, łatwo wyciągnąć błędne wnioski. Błędne wnioski prowadzą do podejmowania nietrafionych decyzji. Tylko rzetelne sprawdzenie konkretnych danych zapewnia, że jesteśmy jak najbliżej prawdy. I tu na pomoc spieszy nam 5W, 2H. Nie chodzi o szukanie winnych, ale o identyfikację luk w procesie i znalezienie odpowiedzi na pytanie, dlaczego do tego doszło, oraz co ja jako kierownik, pracownik mogę zrobić, aby zminimalizować takie straty czasowe.
To jedynie przykład jak można tę analizę stosować w codziennej pracy. Zachęcam do używania tej metody w przypadku rozpatrywania reklamacji od dostawców. Znajomość szczegółów pozwala zbudować mocne argumenty w procesie uzgadniania warunków reklamacji.
Podsumowanie
Właściwe wykorzystanie metody „5W, 2H” umożliwia kompleksową analizę sytuacji, co może prowadzić do bardziej świadomych i przemyślanych decyzji. Podejście to pomaga również w unikaniu błędów wynikających z braku informacji lub niepełnego zrozumienia kontekstu.
Podejmuj decyzje w oparciu o konkretne dane, a nie na zasadach: „widzimisię”, „chybania” czyli „chyba_tak, chyba_nie”, „możliwe”!
Zachęcam do korzystania z metody w swojej pracy na co dzień.
Bibliografia:
- „Świat wiedzy” Lipiec 2023
- Obraz rawpixel.com
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !