Optymalizacja kosztów. Jak firmy mogą zrealizować pełen potencjał oszczędności?
Według badań KPMG, przedsiębiorstwa realizują średnio jedynie 59% zaplanowanych oszczędności. To oznacza, że jest duży potencjał do poprawy! (1) Co przeszkadza w obniżaniu kosztów oraz jak można zredukować wydatki, dowiecie się z tego artykułu.
Spis treści
Trzy podejścia do zarządzania kosztami w firmach
Każda firma, która chce utrzymać dobrą kondycję finansową, musi dbać o swoje koszty. Truizm, ale w praktyce wygląda to naprawdę różnie.
W trakcie mojej kariery zawodowej spotkałam się z trzema typami przedsiębiorstw różniących się podejściem do zarządzania kosztami.
Pierwszy typ to firmy z kulturą kosztową. W tych organizacjach istnieją programy obniżania kosztów, które są wdrażane i monitorowane systematycznie. Wszystkie działy są zaangażowane w inicjowanie akcji oszczędnościowych. W takich organizacjach ogromną wagę przywiązuje się do sprawnych procesów, eliminowania marnotrawstwa oraz standaryzacji jako formy mądrego zarządzania kosztami. Dzięki temu firma jest w stanie utrzymać wysoką efektywność i minimalizować zbędne wydatki.
Drugim typem są firmy rozpoczynające wdrażanie kultury optymalizacji kosztów. W takich przedsiębiorstwach podejmuje się akcje oszczędnościowe, ale często brakuje im systematyczności i zaangażowania wielu działów. Zazwyczaj nie ma zasobów oddelegowanych do realizacji takich działań. Problemem staje się transparentność i dostępność danych głównie ze względu na brak systemów ERP. W rezultacie, wiele potencjalnych oszczędności umyka, a firma nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału do redukcji kosztów.
Trzeci typ to firmy bez kultury kosztowej. W tych organizacjach zarządzanie kosztami praktycznie nie istnieje. Kiedy pojawia się kryzys, zarządzający często dokonują nieracjonalnych cięć i podejmują szybkie działania, które mają przynieść natychmiastowe oszczędności. Niestety, takie podejście może prowadzić do długoterminowych strat. Decyzje podejmowane w pośpiechu często nie rozwiązują głębszego problemu i mogą powodować utratę kluczowych zasobów, obniżenie jakości produktów lub usług. Pojawiająca się również demotywacja pracowników osłabia konkurencyjność firmy na rynku.
Powody, dla których firmy nie osiągają zakładanych oszczędności
- Brak dyscypliny kosztowej:
- przedsiębiorstwa, w tym działy zakupów, nie mają stałych planów oszczędnościowych zaplanowanych na konkretny czas z estymacją potencjalnych oszczędności oraz przypisaniem osób odpowiedzialnych za ich realizację;
- brak systematycznego monitorowania sytuacji;
- wzrost przychodów często odwraca uwagę od konieczności ścisłej kontroli kosztów.
- Brak informacji o czynnikach generujących koszt:
- wydatki są nieskategoryzowane, nie pogrupowane bez określonej kodyfikacji i specyfikacji;
- niewystarczające dane uniemożliwiają podejmowanie świadomych decyzji;
- bez tego nie można ustandaryzować i skonsolidować wydatków.
- Zachowawcze strategie kosztowe:
- ostrożne podejście do cięcia kosztów może ograniczać potencjalne oszczędności;
- firmy koncentrują się na krótkoterminowych oszczędnościach kosztem długoterminowej efektywności;
- brak innowacji: przedsiębiorstwa stosujące zachowawcze strategie mogą unikać wprowadzania innowacyjnych rozwiązań, które wymagają początkowych inwestycji, ale mogą przynieść znaczące oszczędności w dłuższym okresie.
Czynniki wpływające na koszty i poziomy dojrzałości organizacyjnej
Redukcja kosztów to ważny element zarządzania finansami w każdej organizacji. Aby skutecznie obniżyć koszty, niezbędne jest zrozumienie czynników, które na nie wpływają oraz poziomu dojrzałości organizacyjnej w różnych obszarach.
Poniższa tabela przedstawia różne kategorie czynników wpływających na koszty oraz ich wpływ na organizację w trzech poziomach dojrzałości: niskiej, średniej i wysokiej. Analiza tych czynników pozwala określić obszary wymagające optymalizacji i wdrożyć odpowiednie działania, które przyniosą realne oszczędności.
Ważne jest, aby zaangażować całą organizację w stworzeniu programu redukującego koszty.
Dziesięć wskazówek jak optymalizować koszty
Poniżej wypisałam dziesięć działań, które mogą zainspirować Cię do stworzenia swojego programu oszczędnościowego. Zastanów się co w twojej firmie funkcjonuje, a co można by wdrożyć.
Podsumowanie
Optymalizacja kosztów jest ważna dla zdrowia finansowego każdej firmy. Do tego chyba Was nie muszę przekonywać, Przedsiębiorstwa, które systematycznie (słowo klucz) zarządzają kosztami i angażują wszystkie (słowo klucz) działy w programy oszczędnościowe są bardziej efektywne i minimalizują zbędne wydatki.
Nawet jeśli Twoja firma dopiero zaczyna wdrażać kulturę optymalizacji kosztów, warto podjąć te kroki, aby uniknąć strat i poprawić wyniki finansowe. Wdrażanie kultury kosztowej przynosi długoterminowe korzyści, zwiększa konkurencyjność i pomaga lepiej radzić sobie w trudnych czasach.
Zacznij już dziś i zobacz różnicę!
Bibliografia:
- Wpis powstał na podstawie artykułu pt. „Efektywna baza kosztowa – optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie”, KPMG.
- Obraz Freepik
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !