Ewolucja w Dziale Zakupów. Od taktycznego działania do strategicznego zarządzania
Czy Twój Dział Zakupów pracuje głównie transakcyjnie czy strategicznie? Czy często wykonuje rutynowe i powtarzalne czynności, czy też tworzy wartość dla firmy, wpisując się w rozwój strategii całego przedsiębiorstwa? Tylko działania strategiczne znacząco przyczyniają się do wzrostu i innowacji firmy. Poniżej przedstawiam bajkę o „Trzech kamieniarzach” oraz cztery etapy transformacji działu zakupów.
Spis treści
Pielgrzym, kamieniołom i katedra
Dawno temu, pewien pielgrzym postanowił udać się na pielgrzymkę do odległego sanktuarium. W trakcie swojej podróży mijał kamieniołomy, w których pracowali kamieniarze, obrabiając wielkie bloki skalne na kamień budowlany. Pielgrzym zainteresował się ich pracą i zapytał pierwszego z nich, co robi. Kamieniarz, zmęczony i ubrudzony kurzem, odpowiedział z irytacją, że wykańcza go ta harówka. Drugi kamieniarz, również wycieńczony, powiedział, że „pracuje od rana do nocy, aby zapewnić byt swojej rodzinie”. Trzeci zaś, choć równie zmęczony, odpowiadał z dumą i entuzjazmem, że „buduje katedrę”, wskazując na piękną budowlę w dole.
Ta historia obrazuje sytuację, z jaką mogą się spotkać pracownicy działu zakupów. Wiele osób w dziale może nie zdawać sobie sprawy z głębszego znaczenia swojej pracy, koncentrując się tylko na rutynowych zadaniach transakcyjnych. Jednak dział zakupów ma ogromny wpływ na rozwój i strategię całego przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest, aby pracownicy działu zakupów byli świadomi swojej roli w organizacji. Do zadań Kierownika Działu Zakupów należy regularne przypominanie swojemu zespołowi o ich znaczeniu i wpływie na sukces całej firmy.
Jak znależć czas na strategiczne działania?
Efektywne zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów są kluczowe dla przekształcenia działu zakupów z funkcji transakcyjnej na strategiczną. Przejście to wymaga od nas jasnego określenia, co jest najważniejsze oraz skutecznego planowania codziennych zadań. Często skarżymy się, że brakuje nam czasu i jesteśmy zbyt zajęci, ale warto zastanowić się, ile czasu tracimy na mało istotne sprawy, takie jak niekończące się rozmowy z kolegami, nieustanne sprawdzanie poczty czy serfowanie po internecie. Jeśli tylko znajdziemy w sobie odrobinę motywacji, możemy lepiej zorganizować swój dzień pracy i codziennie wygospodarować około godziny na strategiczne działania, takie jak poszukiwanie alternatywnych dostawców czy opracowywanie programów oszczędnościowych.
Aby jeszcze bardziej skoncentrować się na działaniach strategicznych, dział zakupów może zdecydować się na wydzielenie części zadań taktycznych do osobnej grupy. Ta grupa mogłaby odpowiadać za bieżące operacje, co pozwoliłoby głównemu zespołowi skupić się na strategii. Idealnie do zadań operacyjnych nadają się Junior Buyerzy czy stażyści.
Spójność strategii zakupowej ze strategią całego przedsiębiorstwa
Aby strategia zakupowa była spójna z ogólną strategią przedsiębiorstwa, dział zakupów musi dokładnie zrozumieć cele strategiczne firmy. To zrozumienie pozwoli dostosować działania zakupowe tak, aby bezpośrednio wspierały te cele. Następnie, ważna jest szczegółowa analiza łańcucha dostaw, która obejmuje identyfikację kluczowych komponentów, dostawców i kosztów oraz ocenę ryzyka i możliwości. Taka analiza pomoże zrozumieć, w jaki sposób zakupy wpływają na operacyjność firmy.
Na podstawie tej wiedzy, cele działu zakupów powinny być precyzyjnie dostosowane do strategicznych priorytetów firmy. Mogą to być cele związane z redukcją kosztów, poprawą jakości, wspieraniem innowacji, czy wprowadzeniem zrównoważonych praktyk zakupowych.
Przyczyniając się do realizacji strategicznych celów firmy, dział zakupów staje się nieodłącznym elementem w strategii rozwoju firmy.
Etap 1. Analiza i ocena
Pierwszym krokiem w przejściu od działań transakcyjnych do strategicznych jest dokładna analiza i ocena obecnych procesów w firmie. Ważne jest, aby zidentyfikować te działania, które pochłaniają najwięcej czasu i zastanowić się, jak można je usprawnić lub zautomatyzować. Zrozumienie, gdzie firma traci najwięcej zasobów, jest kluczowe dla dalszego planowania i optymalizacji.
Każda organizacja jest unikalna i napotyka różne wyzwania, dlatego nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Jednak bardzo cennym źródłem pomysłów na usprawnienia są sami pracownicy. Warto zebrać ich opinie i pomysły na to, jak można poprawić efektywność pracy.
Możesz zacząć od zorganizowania sesji pytań i odpowiedzi, gdzie zadane zostaną takie pytania, jak:
- Jakie są największe przeszkody lub trudności, które napotykasz w swojej codziennej pracy?
- To pytanie pomoże zrozumieć, z jakimi konkretnymi problemami mierzą się pracownicy na co dzień i jakie przeszkody mogą hamować ich efektywność.
- Czy są narzędzia lub zasoby, których brakuje Ci do skuteczniejszej pracy?
- Pytanie to skupia się na brakach w narzędziach i zasobach, które mogą być potrzebne pracownikom do efektywniejszego wykonywania zadań, od technologii po dodatkowe szkolenia.
- Czy istnieją jakieś procesy w naszym dziale, które Twoim zdaniem można by usprawnić? Jakie zmiany byś zaproponował(a)?
- To pytanie zachęca pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami na ulepszenie istniejących procedur i może prowadzić do bardziej efektywnych procesów pracy.
Takie sesje są bardzo wartościowe, ponieważ umożliwiają zespołowi aktywne uczestnictwo w kształtowaniu swojego środowiska pracy. Dzięki temu zobaczysz, ile kreatywnych i praktycznych pomysłów może wygenerować Twój zespół, co w dłuższej perspektywie przyczyni się do lepszego funkcjonowania całej organizacji.
Etap 2. Automatyzacja i delegowanie
Dzięki postępowi technologicznemu, wiele procesów transakcyjnych można zautomatyzować. Nowoczesne oprogramowania i narzędzia IT oferują możliwości, które jeszcze kilka lat temu były nieosiągalne. Automatyzacja tych procesów może znacznie zredukować czas pracy i pozwolić pracownikom skupić się na zadaniach bardziej strategicznych.
Równocześnie, niektóre zadania, które nie mogą być zautomatyzowane, można delegować innym pracownikom, mniej doświadczonym np. asystentom dzialow zakupow, stazystom lub nawet outsourcować. Ważne jest, aby upewnić się, że te mniej strategiczne zadania są wykonywane efektywnie, ale bez poświęcania nadmiernych zasobów, które mogą być lepiej wykorzystane gdzie indziej.
Staraj się dążyć do:
- uproszczenia procesow
- standaryzacji
- automatyzacji: zminimalizowanie ręcznego czasu poświęconego na zakupy oraz ryzyko błędów ludzkich, automatyzując procesy zamawiania, fakturowania i raportowania.
- cyfryzacji: eliminacja papieru z procesów zamawiania, fakturowania, a nawet współpracy z dostawcami, umożliwiając przechowywanie wszystkich działań online, gdzie do nich dostęp mogą mieć liczne strony.
Przykład: W firmie produkcyjnej nie istniał system ERP, który umożliwiałby automatyzację zakupów materiałów. Aby przyspieszyć procesy zakupowe, wprowadzono zamówienia otwarte na cały rok. Krokiem poprzedzającym było stworzenie unikatowych numerów identyfikacyjnych, zdobycie niezbędnych specyfikacji, wybór najbardziej optymalnego dostawcy oraz utworzenie właściwego zamówienia. Dzięki temu nie było konieczności tworzenia nowego zamówienia za każdym razem, gdy pojawiało się nowe zapotrzebowanie.
Etap 3. Edukacja i rozwój pracowników działu zakupów
Aby pracownicy działu zakupów mogli efektywnie przyczyniać się do realizacji strategii firmy, muszą być dobrze przygotowani. Szkolenia strategiczne i rozwój umiejętności takich jak zarządzanie projektami, analiza danych i myślenie krytyczne są kluczowe. Ważne jest, aby każdy pracownik rozumiał, jak jego praca wpływa na osiąganie ogólnych celów firmy i jak może przyczynić się do ich realizacji.
Jedną z metod, którą szczególnie cenię i stosuję w mojej pracy, jest otwarte dzielenie się doświadczeniami, zarówno sukcesami, jak i porażkami. Jest to ważne, by pokazać zespołowi, co przyczyniło się do osiągnięcia sukcesu, a także co poszło nie tak w przypadku niepowodzeń i jakie wnioski możemy z tego wyciągnąć na przyszłość. Takie podejście umożliwia wszystkim członkom zespołu uczenie się na doświadczeniach – zarówno tych dobrych, jak i tych mniej udanych.
Dzięki takiej polityce otwartości i wspólnego uczenia się, każdy pracownik może lepiej zrozumieć swoje miejsce w firmie i sposób, w jaki jego działania wpływają na szerszy kontekst działalności przedsiębiorstwa.
Etap 4. Monitorowanie i adaptacja
Świat biznesu nieustannie się zmienia, a strategie, które były efektywne dzisiaj, mogą nie być takie jutro. Dlatego ważne jest ciągłe monitorowanie efektów wprowadzanych zmian i adaptacja strategii do zmieniającego się otoczenia. Regularne przeglądy strategii, analityka biznesowa i feedback od pracowników mogą dostarczyć cennych informacji potrzebnych do ciągłego doskonalenia procesów.
Podsumowanie
Przejście od działań transakcyjnych do strategicznych nie jest prostym zadaniem i wymaga czasu, zasobów oraz zaangażowania zarówno ze strony zarządu, jak i pracowników. Jednakże firmy, które decydują się na tę zmianę, mogą zyskać znaczącą przewagę konkurencyjną, zwiększyć swoją wartość na rynku i lepiej odpowiadać na potrzeby swoich klientów. To nie tylko inwestycja w efektywność, ale przede wszystkim w przyszłość.
Bibliografia:
Ferrero Bruno – 49 Bajek. Krótkie Opowiadania Dla Ducha
- Obraz surang na Freepik
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !