KUPIEC – bohater prewencji, a nie tylko strażak gaszący pożary!
W funkcji zakupowej często mówi się o „gaszeniu pożarów”. Zakupowcy nieustannie walczą z nagłymi problemami: opóźnieniami w dostawach, niedoborami surowców, czy zmianami w zamówieniach. Ale czy rola Kupca naprawdę sprowadza się wyłącznie do reagowania na kryzysy? Dziś przyjrzymy się temu z innej perspektywy – co zrobić, aby tych pożarów było coraz mniej i jak, my Kupcy, możemy działać prewencyjnie, usprawniając procesy, zanim problem w ogóle się pojawi.
Spis treści
Dlaczego pojawiają się kryzysy i jak im zapobiegać?
Częste awarie i nieprzewidziane problemy w zakupach wynikają z różnych przyczyn. Czasami są to błędy w prognozowaniu popytu, czasem niewłaściwie zarządzane zapasy, a innym razem brak współpracy między działami. Zrozumienie źródeł tych problemów i zastosowanie środków prewencyjnych to klucz do minimalizacji ryzyka.
1. Brak współpracy między działami
Kupiec często zostaje zaangażowany w projekt zbyt późno, gdy decyzje – w tym wybór dostawcy – są już podjęte. W takiej sytuacji trudno jest przeprowadzić sourcing w sposób optymalny i zgodny z procedurami, co może zwiększać ryzyko operacyjne. Warto więc wprowadzić regularne spotkania z działami R&D, produkcji, logistyki czy projektowym, aby lepiej zintegrować procesy. Dobrze jest pomyśleć o tym, aby edukować inne działy na temat kroków w procesie zakupowym, takich jak np. weryfikacja dostawców. Dzięki temu współpraca może stać się bardziej efektywna. Czasem wystarczy krótkie spotkanie, na którym pokażesz, jak działają procesy zakupowe i wyjaśnisz, dlaczego są one tak istotne. Wiele osób z innych działów nie zna szczegółów zakupów, a krótki, prosty przekaz pomoże im lepiej zrozumieć twoją perspektywę. Tutaj pomaga też angażowanie osób decyzyjnych, kierowników, przełożonych.
2. Niewłaściwe prognozowanie popytu
Jeśli prognozy sprzedaży lub produkcji są nietrafione, może dojść do niedoboru surowców, a to prowadzi do przestojów produkcyjnych. Aby temu zapobiec, Zakupowiec powinien angażować się we współpracę z działami sprzedaży i produkcji już na wczesnym etapie planowania. Wdrożenie narzędzi analitycznych do prognozowania popytu oraz regularne aktualizacje prognoz mogą znacząco ograniczyć ryzyko wystąpienia kryzysów.
3. Nieadekwatne zarządzanie zapasami
Niedopilnowane zapasy mogą szybko wyczerpać się, co skutkuje opóźnieniami. Regularne przeglądy magazynów i stosowanie metod, takich jak zapasy bezpieczeństwa, pozwalają uniknąć sytuacji, w której krytyczne surowce czy komponenty nie są dostępne. Wprowadzenie stanów minimalnych dla kluczowych materiałów to jedno z działań prewencyjnych, które zapewnia ciągłość produkcji.
4. Problemy finansowe dostawcy
Kupiec, działając prewencyjnie, powinien regularnie monitorować kondycję finansową dostawców. Problemy finansowe mogą prowadzić do opóźnień lub wstrzymania dostaw. Regularna analiza sytuacji finansowej kluczowych dostawców, a także posiadanie alternatywnych źródeł zaopatrzenia, może zminimalizować ryzyko niespodziewanych przestojów w dostawach.
5. Zakłócenia w łańcuchu dostaw
Problemy geopolityczne, klęski żywiołowe czy zakłócenia logistyczne mogą wpłynąć na ciągłość dostaw. Zakupowiec powinien z wyprzedzeniem identyfikować potencjalne zagrożenia w globalnym łańcuchu dostaw i opracowywać plany awaryjne. Wprowadzenie alternatywnych tras logistycznych lub utrzymywanie dodatkowych zapasów strategicznych surowców to kroki, które mogą złagodzić skutki globalnych problemów.
Zamiast gasić pożary – działaj prewencyjnie!
Kupiec nie powinien jedynie „gasić pożarów”, ale przede wszystkim działać proaktywnie, aby zapobiegać problemom, zanim się pojawią. Co możesz zrobić, aby ograniczyć liczbę kryzysów?
Analiza problemu – metoda 5x „dlaczego”
Gdy pojawia się problem, zamiast ograniczać się do doraźnych działań, warto przeanalizować jego źródło. Skutecznym narzędziem jest metoda 5x Why – zadawanie pięciokrotnie pytania „dlaczego?” pozwala dotrzeć do sedna problemu i znaleźć trwałe rozwiązanie.
Na przykład: Dostawca wstrzymał dostawy z powodu opóźnień w płatnościach. Dlaczego? Bo dział finansów nie realizował płatności na czas. Dlaczego dział finansowy się spóźniał? Bo dział zakupów z opóźnieniem weryfikował różnice cenowe w systemie. Dlaczego dział zakupów weryfikował z opóźnieniem? Ponieważ inne tematy dla Kupców były pilniejsze. Rozwiązaniem może być wprowadzenie regularnych przeglądów zablokowanych faktur ze względu na różnice cenowe przez Dział Zakupów, co pomoże zredukować opóźnienia w płatnościach.
A tak przy okazji ta sytuacja pokazuje, że tak banalna sprawa jak wyjaśnianie różnic cenowych może doprowadzić do poważnych konsekwencji jak wstrzymanie dostaw lub brak obniżek cenowych przyznawanych przez dostawcę.
Działania prewencyjne, które warto wdrożyć:
• Regularna ocena dostawców: Monitorowanie sytuacji technicznej, finansowej czy też organizacyjnej dostawców pozwala na szybkie wykrycie problemów.
• Stan magazynowy na krytyczne materiały: Zabezpieczenie magazynów na kluczowe komponenty zapobiega nagłym brakom.
• Alternatywne źródła zaopatrzenia: Poszukiwanie alternatywnych dostawców dla kluczowych materiałów daje firmie elastyczność i zabezpiecza przed niespodziewanymi problemami.
• Monitorowanie trendów rynkowych Zakupowiec powinien regularnie analizować sytuację na rynku surowców, komponentów i usług. Śledzenie zmian cen, nowych technologii czy pojawiających się innowacji może pomóc w lepszym prognozowaniu potrzeb i unikać nieprzyjemnych niespodzianek.
Współpraca z innymi działami – klucz do sukcesu
Aby minimalizować pożary w łańcuchu dostaw, kluczowa jest dobra współpraca między działem zakupów a innymi działami. Zakupowiec powinien aktywnie integrować się z zespołami produkcji, logistyki, R&D i innymi, aby wypracować efektywne procesy współpracy. Wyjaśnij, dlaczego weryfikacja dostawców czy negocjacje cenowe są kluczowe dla sukcesu projektu. Każdy dział ma swoje zadania, ale kluczem do sukcesu jest wzajemne zrozumienie i skuteczna współpraca.
Narzekaj mniej, działaj więcej!
Zamiast narzekać na problemy, skup się na tym, co możesz zrobić, aby usprawnić procesy. Nawet najmniejsza inicjatywa może przynieść ogromne korzyści dla całego zespołu. Zacznij od prostych działań, takich jak regularne przeglądy zapasów czy analiza dostawców. Pamiętaj, że to Ty – Joanna, Karol, Piotr, Ewelina – masz wpływ na to, jak działa Twój dział. Nie szukaj winnych, tylko zastanów się, co możesz poprawić.
Kupiec to nie tylko strażak kryzysów. To przede wszystkim architekt, który buduje solidne fundamenty pod przyszłe sukcesy firmy, minimalizując ryzyko pożarów już na etapie planowania i analizy.
Bibliografia:
- Obraz Freepik
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !