Pękające gumki. Rola specyfikacji w procesie zakupowym
Z biznesu wzięte. Prawdziwa historia z zakładu produkcyjnego , gdzie pękające gumki warte grosze, spowodowały kilkudniowe opóźnienia do klienta towaru za kilkadziesiąt tysięcy złotych. ( Nie, nie chodzi tutaj o branżę antykoncepcyjną 🙂 )
Dlaczego do tego doszło i jakie wnioski można wyciągnąć z tej sytuacji? Dowiecie się z poniższego artykułu. Zapraszam do lektury!
Spis treści
Rozmowa telefoniczna
Bartek: Cześć Ania, tu Bartek. Mamy problem, produkcja stanęła. Te gumki co zamówiliśmy, pękają jedna za drugą. (Od autora: mowa o gumkach recepturkach używanych do pakowania wyrobu gotowego. Bez nich towar za kilkadziesiąt tysięcy złotych nie wyjedzie z fabryki.)
Ania: Jak to? Przecież zamówiłam zgodnie z wnioskiem zakupowym.
Bartek: Ale to nie są te gumki co zawsze do nas przychodziły. Iwona zamawiała od tego jednego dostawcy ALMATIX , a te przyszły od PLANATION. Zawsze dostawaliśmy dobre, ale te nowe to katastrofa. (Od autora: Iwona pracowała w firmie przez 40 lat, zawsze zamawiała ten komponent od jednego dostawcy. Dwa miesiące temu przeszła na emeryturę, a jej obowiązki przejęła Ania.)
Ania: Ale wniosek był wystawiony na zwykłe gumki recepturki, 40 kg,, szerokość 8mm, grubość 2mm. I takie zamówiłam. Co z nimi jest nie tak?
Bartek: Ania, one pękają! Powinny się rozciągać na ponad 300 milimetrów i być czerwone, a te są czarne. I dla ułatwienia procesu produkcyjnego powinny być spakowane po 20 sztuk, a nie luzem wrzucone do pudełka.
Ania: A skąd ja miałam wiedzieć o tych szczegółach? Nie było tego we wniosku zakupowym.
Bartek: Iwona wiedziała….
Ach ta specyfikacja...
Jak widać, bez dokładnej specyfikacji ani rusz. Zamówienie na zwykłe gumki recepturki o wartości zaledwie kilkuset złotych, potrafiło sparaliżować wysyłkę towaru do klienta wartego kilkadziesiąt tysięcy złotych! I Moi Drodzy, ta sytuacja nie miała miejsca w małej lokalnej firmie, ale w międzynarodowym koncernie. Takie rzeczy wciąż mają miejsce i to nierzadko.
Teraz, kiedy to czytam, mogę się uśmiechnąć, ale wtedy dla Ani – Kupczyni, która odpowiadała za zamówienie, to wcale nie było śmieszne. Były telefony, pretensje, że Dział Zakupów znowu nawalił. Składanie nowego zamówienia, czekanie na towar i zwracanie niespełniających wymagań gumek zajęło 6 dni roboczych. Stres, czas i zamieszanie były ogromne.
Kiedyś przekazywanie wiedzy plemiennej „z głowy do głowy” było wystarczające, ale to metody z przeszłości. Dziś nadal istnieją firmy, które działają na poziomie międzynarodowym, a jednak ich procesy i procedury są przestarzałe, jak z epoki kamienia łupanego. W nowoczesnych i dobrze zarządzanych przedsiębiorstwach kluczowe jest tworzenie i przestrzeganie efektywnych procesów zakupowych. Dostarczenie kompletnej i dokładnej specyfikacji to jeden z ważnych elementów tych procesów.
Jak sprawić, aby wnioskodawcy dostarczali pełne specyfikacje?
1. Zbadaj problemy i pokaż przykre konsekwencje: Przeprowadź analizę przypadków, gdzie brak dokładnych specyfikacji spowodował kłopoty, takie jak opóźnienia czy potrzebę dodatkowej pracy. Pokaż, jakie ryzyka wystąpiły, na przykład wyższe koszty lub problemy z terminami. W tym konkretnym przypadku zrobiłam podsumowanie jak sytuacja wyglądała, a jak powinna wyglądać.
| Niekompletna specyfikacja | Dokładna specyfikacja | |
| Materiał | Gumki recepturki 40 kg, szerokość 8mm, grubość 2 mm | Gumki recepturki 40kg, pakowane po 20 szt, kolor czerwony, średnica 90 mm, szerokość 8mm, grubość 2mm, rozciągliwość 300- 500% |
| Czas realizacji wniosku zakupowego | 6 dni roboczych | Standard: 3 dni robocze |
| Reklamacja | Dodatkowy czas na wyjaśnianie niezgodności | Czas może być poświęcony na akcje przynosząc dodatkową wartość lub pyszną kawę 🙂 |
| Ryzyko | Zatrzymanie produkcji, opóźnienie do klienta | Produkcja przebiega płynnie |
| Samopoczucie | Ciśnienie ma maxa u pracowników produkcji, wnioskodawców, Działu Zakupów, dostawcy 🙂 | Zen i spokój duch |
2. Szkolenia / spotkania: Organizuj krótkie szkolenia dla osób odpowiedzialnych za zamówienia, gdzie będziesz tłumaczyć, dlaczego ważne jest dostarczanie kompletnych specyfikacji. Użyj prawdziwych przykładów, by pokazać, jak błędy wpływają na pracę firmy.
3. Pokaż korzyści: Wyjaśnij, jak pełne specyfikacje mogą ułatwić i przyspieszyć procesy zakupowe, zmniejszyć błędy i poprawić efektywność. W moim opisanym przykładzie, realizacja wniosku zakupowego mogła mogła trwać 3 dni zamiast 6!
4. Zaproszenie do współpracy: Zachęć osoby składające zamówienia do aktywnego uczestnictwa w tworzeniu lepszych specyfikacji. Zobrazowanie tego przypadku, doprowadziło do stworzenia specyfikacji na gumki. Od tej pory, nie miało już znaczenia, czy zamówienia będą robione przez Iwonę, Anię czy Krzyśka.
5. Komunikacja o znaczeniu specyfikacji: Regularnie przypominaj o tym, jak ważne jest dostarczanie dokładnych specyfikacji dla sukcesu firmy. Podkreśl, że to klucz do łatwiejszych i szybszych zakupów w organizacji.
Dlaczego dokładna specyfikacja jest taka ważna?
Dostajesz to, co chcesz: Kiedy specyfikacje są jasne, dostawcy wiedzą dokładnie, co dostarczyć. Dzięki temu unikasz otrzymywania produktów, które nie spełniają Twoich oczekiwań.
Łatwiej wybrać dostawcę: Kiedy wszystko jest dokładnie opisane, łatwiej porównać oferty różnych dostawców i wybrać najlepszą.
Oszczędzasz pieniądze: Jasne specyfikacje pomagają uniknąć dodatkowych kosztów związanych z zamawianiem nieodpowiednich produktów, które trzeba by później wymieniać.
Szybsze dostawy: Dostawcy mogą szybciej realizować zamówienia, gdy dokładnie wiedzą, czego oczekujesz, co przyspiesza cały proces.
Mniej błędów i strat czasu: Kiedy wszystko jest jasno określone, mniej czasu tracisz na poprawki i wyjaśnienia. Możesz się skupić na ważniejszych rzeczach.
Lepsze relacje z dostawcami: Kiedy obie strony rozumieją swoje oczekiwania, współpraca jest łatwiejsza i bardziej efektywna.
Większa satysfakcja klientów: Lepiej wykonane produkty to zadowoleni klienci, co oznacza, że chętniej wrócą po więcej.
Mniejsze ryzyko problemów: Dokładne specyfikacje pomagają przewidzieć i unikać problemów z jakością i dostawami.
Podsumowanie
Dokładne specyfikacje w zamówieniach są kluczowe, by przejść od starych, niewydajnych procesów zakupowych do nowoczesnych, które działają zgodnie z wysokimi standardami. Dzięki nim możemy pracować sprawniej, oszczędzać czas i pieniądze, lepiej współpracować z dostawcami i zwiększać zadowolenie klientów.
Bibliografia:
1. Obraz autorstwa kues1 z Freepik.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !