Mimo rosnącej świadomości dotyczącej znaczenia Działu Zakupów w organizacji, nadal wiele firm pozostaje przekonanych, że jest to jedynie dodatkowy koszt. Jednakże, drogi Czytelniku, chciałabym Cię przekonać, że Dział Zakupów stanowi kluczową wartość dodaną dla przedsiębiorstwa. Bazując na moim doświadczeniu zebrałam dowody na korzyści płynące z efektywnie zarządzanego Działu Zakupów.
Korzyści płynące z Działu Zakupów mogą mieć charakter zarówno mierzalny, jak i niemierzalny. Te mierzalne, łatwe do oszacowania, obejmują takie wskaźniki jak np. poziom oszczędności czy zwiększona marża. Jednak istnieją także korzyści o charakterze niemierzalnym, które mają ogromny wpływ na funkcjonowanie firmy. Mam na myśli zmniejszenie lub wyeliminowanie opóźnień w dostawie surowców. Innym przykładem jest ograniczenie ryzyka biznesowego podczas kontraktowania wydatków. W związku z tym, warto docenić istotną rolę Działu Zakupów w osiągnięciu celów i wzroście firmy.
W celu pokazania wartości Działu Zakupów pomocne będą wskaźniki efektywności pracy. Jeśli ich jeszcze nie wdrożyłeś, to zachęcam do zrobienia tego. W przypadku gdy dokonujesz pomiaru wyników, warto się zastanowić czy wskaźniki wpisują się w ogólną strategię przedsiębiorstwa. Jeśli dla firmy ważna jest jakość wyrobów dostarczanych dla klientów, można śledzić poziom reklamacji od dostawców.
I na koniec. Pokaż pracę swojego Zespołu za pomocą cyklicznych prezentacji wyników i akcji zakupowych. Przedstaw klientom wewnętrznym osiągnięcia zakupowe, z których jesteś dumny. Może to być znalezienie alternatywny dla dostawcy – monopolisty, albo uniknięcie dużej podwyżki. To podniesie rangę Działu Zakupu i pokaże wartość dodaną waszej pracy. Wiem o tym z mojej praktyki.
Obniżenie kosztów zakupu poprzez:
W tym artykule przeczytasz o korzyściach osiągniętych z funkcjonowania Działu Zakupów. Przykłady są zaczerpnięte z mojej pracy zawodowej.
Konsolidację wydatków oraz standaryzację. Studium przypadku 1.
OPIS SYTUACJI
Dział Zakupów prowadził proces zakupu systemu regałów o wartości 900 000 zł. Zostały dostarczone różne oferty od potencjalnych dostawców. Przed ostatecznym wyborem dostawcy, inny dział zgłosił wniosek zakupowy dotyczący nieco odmiennego systemu regałów, który miał kosztować niemal 350 000 zł. Dodatkowo, należy zaznaczyć, że dostawa regałów miała być realizowana w różnych terminach, z praktycznie 3-miesięcznym odstępem czasowym między dostawami.
AKCJA ZAKUPOWA
Dokonano konsolidacji zakupów u jednego z producentów oraz rozłożono dostawy w czasie bez żadnych dodatkowych kosztów.
EFEKT
Obniżenie kosztów o ok. 13% poprzez konsolidację zakupów i uzyskanie większego efektu skali w negocjacjach. Udało się również dokonać standaryzacji zakupów.
Zoptymalizowanie minimum zamówieniowego. Studium przypadku 2.
OPIS SYTUACJI
Dział Zakupów otrzymał zadanie zwiększenia rentowności jednego z produktów kolejowych przeznaczony na rynek niemiecki.
AKCJA ZAKUPOWA
Podjęto rozmowy z dostawcą usługi malowania, która stanowiła jeden z kluczowych kosztów wytworzenia produktu. Uzgodniono, że minimum zamówieniowe zostanie zwiększone z 1 kompletu na 3 komplety.
EFEKT
Obniżenie kosztów zakupu o 27% dzięki zoptymalizowaniu minimum zakupowemu.
Wykorzystanie know-how dostawcy; Studium przypadku 3.
OPIS SYTUACJI
W ramach jednego z projektów motoryzacyjnych zabudżetowano blisko dwa razy niższe koszty (aniżeli te które okazały się w rzeczywistości) na zakup dwóch narzędzi do elementów tłoczonych ze stali do produkcji wycieraczek samochodowych.
AKCJA ZAKUPOWA
Dział zakupów poprosił dostawcę, aby zaproponował rozwiązanie obniżające koszty narzędzia. Kontrahent wyszedł z inicjatywą zbudowania jednego bardziej uniwersalnego narzędzia, zamiast dwóch. W konsekwencji, udało się zminimalizować brakujący budżet z 95% na 57%.
EFEKT
Obniżenie kosztów zakupu narzędzia poprzez skorzystanie z doświadczenia dostawcy.
Negocjacje wysokości podwyżek, o które ubiega się dostawca. Studium przypadku 4;
OPIS SYTUACJI
W ramach jednej z inwestycji prowadzonej na terenie przedsiębiorstwa, dostawca zwrócił się o podwyżkę w wysokości 1,5 mln zł. Wzrost ceny wynikał z błędu projektowego po stronie inwestora. Spowodowało to opóźnienie w realizacji projektu o kilka miesięcy. Skutkiem była konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z postojowym, modyfikacją zakresu oraz innymi kosztami administracyjnymi.
AKCJA ZAKUPOWA
Dział zakupów poprosił o szczegółowe rozbicie oferty. Udało się znaleźć obszary do optymalizacji w postaci zredukowanych kosztów administracyjnych, zmniejszonej liczby godzin za postojowe oraz znalezienia alternatywnych rozwiązań obniżający początkowy koszt.
EFEKT
Zminimalizowanie podwyżki z 1,5 mln zł do niecałego 1 mln zł
Stałą weryfikację rynku i poszukiwanie alternatyw. Studium przypadku 5.
OPIS SYTUACJI
Przedsiębiorstwo motoryzacyjne współpracowało z dostawcą, który dostarczał gumowe uszczelki na podstawie swojej chronionej receptury. W związku z tym Dział Zakupów miał niewielką siłę negocjacyjną i był uzależniony od warunków narzucanych przez tego kontrahenta. Obroty roczne wynosiły 1 mln euro.
AKCJA ZAKUPOWA
Dział Zakupów rozpoczął poszukiwanie dostawcy, który byłby w stanie na podstawie istniejącej dokumentacji i otrzymanych próbek wytworzyć uszczelki, spełniających wymagania klienta. Dzięki współpracy pomiędzy Działem R&D i nowo-znalezionym dostawcą, udało się zwalidować alternatywne, tańsze źródło dostaw.
EFEKT
Redukcja kosztów zakupu o 470 000 euro (blisko -50%)w skali roku oraz uzyskanie receptury produkcji materiału. To pozwoliło zdobyć niezależność od jednego dostawcy.
Poprawa płynności finansowej poprzez wydłużanie terminów płatności oraz eliminacje przedpłat. Studium przypadku 6
OPIS SYTUACJI
Zazwyczaj przedsiębiorstwa mają dłuższe terminy płatności, gdy współpracują z klientami, niż w przypadku swoich dostawców. To zjawisko może prowadzić do zatorów płatniczych.
AKCJA ZAKUPOWA
Podjęto akcję negocjacyjną wydłużającą warunki płatności pomiędzy organizacją, a dostawcami.
EFEKT
Poprawa płynności finansowej w organizacji.
Minimalizacja lub uniknięcie opóźnień w dostawach dzięki wypracowanym, trwałym relacjom z dostawcami. Studium przypadku 7.
OPIS SYTUACJI
W związku z przedłużającym się projektowaniem plastikowego łącznika dla jednego z projektów motoryzacyjnych, zamówienie na prototyp komponentu wysłano z opóźnieniem. Aby wywiązać się z realizacji zobowiązań w stosunku do klienta należało przyśpieszyć realizację zamówienia. Mimo wielu rozmów i wysiłków podejmowanych przez Kupca oraz Project Menedżera, dostawca nie wyrażał zgody na przyspieszenie dostawy.
AKCJA ZAKUPOWA
Kupiec dedykowany do tego projektu, pomimo wcześniejszych wielokrotnych, bezskutecznych prób przyśpieszenia, postanowił, że zadzwoni do kontrahenta jeszcze raz. Dostawca odmówił. Finalnie się okazało, że dostawca wyprodukował prototyp w oczekiwanym terminie. Kiedy Kupiec zadzwonił z podziękowaniem i pytaniem dlaczego przyśpieszyli dostawę, usłyszał w telefonie: „Zrobiliśmy to wyłącznie dla Ciebie”.
EFEKT
Dostawa do Klienta produktu końcowego na czas, brak potencjalnych kar za opóźnienie tylko i wyłącznie dzięki wypracowanym relacjom Kupiec – Dostawca.
To zaledwie garść przykładów obrazujących aktywność Działu Zakupów w organizacjach i korzyści za tym płynących. Zachęcam do podzielenia się swoimi sukcesami w pracy zakupowej.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !