Zakupy mądre od podstaw. Opanuj pięć zasad, które podniosą efektywność działań zakupowych w twojej firmie
Pracujesz w dziale zakupów jako Kupiec, Lider Zakupowy czy Kierownik Kategorii? Ale czy wiesz jakie są podstawowe zasady skutecznego zakupu? Gdybyśmy przeprowadzili ankietę wśród pracowników działu zakupów, ciekawe ilu z nich potrafiłoby odpowiedzieć na to pytanie?
Spis treści
Doświadczenie czy wiedza zakupowa?
Wielu z nas w zakupach działa bazując na doświadczeniu zdobytym w poprzednich miejscach pracy, automatycznie przenosząc przyzwyczajenia i nawyki. Jeśli są to sprawdzone i dobre praktyki – świetnie. Ale jeśli powielamy złe wzorce, może to stanowić problem. Często spotykam się z tym, że pracownicy zakupów mają braki w podstawowej wiedzy teoretycznej i w rozumieniu, na czym polega zarządzanie zakupami.
Osobiście jestem zdania, że każdy kupiec powinien znać podstawy: procesy, mechanizmy, terminy, które rządzą naszą pracą. Porównajmy to do przychodni lekarskiej: czy ktoś zatrudni tam osobę, która ma doświadczenie w opiece nad diabetykami, ale nie posiada wykształcenia medycznego? W dziale zakupów jednak często spotyka się ludzi z doświadczeniem, ale bez specjalistycznej wiedzy o zakupach. I choć praktyka jest ważna, to dopiero połączenie doświadczenia z teoretycznymi podstawami gwarantuje skuteczność i efektywność w pracy kupieckiej.
A więc do rzeczy. Oto pięć podstawowych zasad skutecznego zakupu. Zawiera się w nich kwintesencja pracy Kupca. Opisują one cele, do których powinno się dążyć, aby osiągnąć optymalne wyniki w procesie zakupowym.
Kupuj po właściwej cenie
W świecie zakupów często mamy do czynienia z presją jak najtaniej, byle taniej, jeszcze taniej. Oczywiście cena jest ważna, ale w wielu zakupach wcale nie najważniejsza. Moja prababcia powiadała „co tanie to drogie”. I to święta prawda. „Taniej” może oznaczać wiele kompromisów – od ustępstw w jakości po ograniczenia funkcjonalne.
Misją Kupca jest znalezienie najlepszego stosunku ceny do jakości, do terminu dostawy oraz do wielu innych kryteriów. Nie chodzi tylko o to, aby zapłacić jak najmniej, ale aby zapewnić, że produkt czy usługa spełni oczekiwania, nie naruszając harmonogramu produkcji czy dostaw. Ważne jest, aby nie skupiać się wyłącznie na cenie, ale również brać pod uwagę inne istotne parametry.
Zadajmy sobie pytanie: czy w sferze prywatnej zawsze wybieramy najtańszą opcję? Na przykład, czy chodzisz do najtańszej restauracji w okolicy, żeby cos zjeść? (tutaj czas na Twoja odpowiedź :)) .W przypadku zakupów masowych, standardowych produktów, gdzie różnice jakościowe są minimalne, skupienie na cenie ma sens. Jednak przy materiałach specjalistycznych, gdzie wymagania techniczno-jakościowe są kluczowe, niska cena nie powinna być decydującym kryterium. Tutaj, wartość i niezawodność produktu są na pierwszym miejscu.
Kupiec jako dobry strateg – powinien rozumieć, że inwestycja w jakość często przynosi długoterminowe oszczędności, eliminując koszty związane z ewentualnymi problemami produkcyjnymi czy potrzebą ponownych zakupów. Jest to balansowanie między krótkoterminowymi oszczędnościami a długoterminową wartością, gdzie „tanie” może okazać się „drogie”. Dobrze przemyślany wybór przynosi oczekiwane korzyści zarówno dla działu zakupów, jak i całej organizacji.
Kupuj o właściwej jakości
Kupowanie o właściwej jakości jest pewnego rodzaju sztuką. Specjalistyczny sprzęt wspinaczkowy, taki jak raki czy uprząż pełna karabinków, to niezbędne akcesoria na ekstremalne, wysokogórskie wyprawy. W takich warunkach, jego obecność jest nie tylko uzasadniona, ale i może decydować o życiu. Lecz czy potrzebujesz tak zaawansowanego wyposażenia, spacerując malowniczymi ścieżkami Doliny Kościeliskiej? Oto wyzwanie dla działu zakupów: kupić towar o jakości dostosowanej idealnie do potrzeb jego użytkownika.
Rola działu zakupów wykracza poza prostą transakcyjność. Współpracujemy z działami R&D, jakości czy BHP, aby upewnić się, że parametry produktu są przede wszystkim optymalne. Dlaczego płacić więcej za logo na rurach PVC, które i tak zostaną zakopane pod ziemią? Często nieświadomie inwestujemy w funkcje urządzeń, z których nigdy nie korzystamy. To marnotrawstwo.
Ale działa to też w drugą stronę – jakość musi być dostatecznie wysoka, aby nie powodować przestojów w produkcji i aby produkt spełniał swoje funkcje. Dlatego właściwa praktyka zakupowa mówi: przed złożeniem zamówienia porozmawiaj z innymi działami. Zapytaj, od których parametrów można odstąpić, które należy dodać. Czy są alternatywne rozwiązania, inni producenci, którzy mogą zaoferować coś równie dobrego, a być może lepszego? To właśnie takie działania tworzą fundamenty odpowiedzialnych, przemyślanych zakupów.
Kupuj właściwą ilość
Kupowanie w odpowiedniej ilości to element strategicznego planowania. Dostawcy naturalnie dążą do tego, by sprzedawać jak najwięcej, oferując duże rabaty ilościowe. To kuszące dla Kupca, który dąży do uzyskania najniższej możliwej ceny zakupu. Z drugiej strony musimy pamiętać o pułapce nadmiernych zapasów. Zapasy prowadzą do zamrożenia kapitału, zajęcia cennego miejsca magazynowego, a nawet niektóre materiały ryzykują przeterminowaniem się. Nie kupuj w nadmiarze, tylko po to, aby uzyskać najniższą cenę, bo w konsekwencji może się okazać, że twoja firma na tym traci.
Gdy mowa o zakupach powtarzalnych – takich jak regularne dostawy surowca czy komponentów na przestrzeni roku czy dwóch – analiza staje się bardziej złożona. Porównywanie ofert dostawców wymaga uwzględnienia takich koncepcji jak minimalna ilość zamówienia (MOQ – Minimum Order Quantity) czy wielkości partii produkcyjnej (BPO – Batch Production Order). To właśnie MOQ często pozostaje w cieniu, gdyż pierwszeństwo bierze cena. Większe zamówienia zazwyczaj wiążą się z niższą ceną jednostkową, lecz kiedy dokładnie przeliczymy wszystkie koszty logistyczne i skutki związane z zamrożeniem kapitału, rozwiązanie to może okazać się niekorzystne finansowo.
Kupiec z doświadczeniem wie, że zakupy to nie tylko cena, ale i zdolność do przewidywania wewnętrznych kosztów oraz wpływu na płynność finansową.
Często pojawia się konflikt między zakupami a logistyką – co jeden wydział uważa za oszczędność, drugi postrzega jako koszt. Dobre praktyki w tym zakresie to współpraca z działem logistyki. Razem możecie ustalić, jakie ilości są optymalne – nie za duże, by nie generować zbędnych kosztów, ale i nie za małe, by nie wpłynąć negatywnie na procesy produkcyjne i cenę jednostkową. Celem jest znalezienie złotego środka, który będzie korzystny dla operacyjności firmy. Właściwie zbalansowane MOQ może być kluczem do efektywnej pracy działu zakupów, przynosząc korzyści zarówno w krótkim, jak i długim terminie.
Kupuj na właściwy czas
Kupowanie na odpowiedni moment jest nieodzownym elementem doskonałości operacyjnej przedsiębiorstw, co pokazuje przykład Toyoty i jej systemu TPS (Toyota Production System). Ta zasada pozwala na płynność procesów i optymalizację kosztów, będąc kluczowym czynnikiem w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Idea „just in time” wskazuje, jak kluczowe jest dostosowanie tempa dostaw do rzeczywistych potrzeb produkcji. Za wcześnie – magazyny się przepełnią i zapłacimy za każdy dzień przechowywania. Za późno – produkcja się zatrzyma.
Dział zakupów powinien brać pod uwagę potrzeby produkcji, organizacji i dostarczać dokładnie to, co potrzebne i dokładnie wtedy, kiedy jest to potrzebne. To wymaga bliskiej współpracy z działami produkcji, logistyki i projektowymi, a także elastyczności i zdolności do szybkiego reagowania na zmiany.
Strategia „w samą porę” nie będzie mieć racji bytu, bez bliskiej współpracy z dostawcami. Ważne jest tworzenie elastycznych umów zakupowych, które pozwalają na szybką adaptację do zmieniających się potrzeb i sytuacji na rynku. Takie wymagania należy sprecyzować w trakcie wysyłania zapytań ofertowych, a nie po wyborze źródła dostaw.
Gdy kupujemy dokładnie na wtedy, kiedy materiał jest potrzebny, unikamy problemów z zapasami, produkcją czy płynnością finansową. Rozumienie i stosowanie tych mechanizmów przez Dział Zakupów, naprawdę wpływa na wydajność przedsiębiorstwa. To właśnie przemyślane zarządzanie zakupami przekłada się na realne oszczędności i zapewnia firmie przewagę nad konkurencją.
Kupuj na właściwe miejsce
Dostarczanie towarów dokładnie tam, gdzie powinny trafić, odpowiednio zapakowanych i zabezpieczonych, to jeden z elementów zarządzania łańcuchem dostaw. To wymaga skrupulatnego planowania dystrybucji, dobrze zorganizowanego transportu i przemyślanego pakowania. Wszystko to po to, by zapewnić, że produkty dotrą bezpiecznie i w nienaruszonym stanie.
Kiedy dostawy trafiają nie tam, gdzie trzeba, pojawiają się opóźnienia, pośpiech w naprawianiu błędów i nieoczekiwane wydatki. Nieprawidłowo zaplanowany transport może generować zbędne koszty,
Dlatego zadanie działu zakupów jest jasne – trzeba zadbać o to, by wszystko było na swoim miejscu, o czasie i w idealnym stanie. To pokazuje, jak istotne jest myślenie logistyczne w zakupach – nie tylko zaoszczędzi to pieniądze, ale także podniesie efektywność całego przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Pięć praw nabywania to kluczowe wytyczne, które kierują działaniami każdego doświadczonego kupca.
Prawo do właściwej jakości zapewnia, że produkty spełnią wymagane standardy bez nadpłacania za nadmierne specyfikacje. Prawo do właściwej ilości chroni przed nadmiernymi zapasami i ich wpływem na płynność finansową firmy. Dostarczanie we właściwym czasie minimalizuje ryzyko przestoju produkcji i zapewnia efektywność operacyjną. Kupno po właściwej cenie to nie tylko szukanie najniższych kosztów, ale i rozumienie całkowitych kosztów posiadania. Dostarczanie produktów do odpowiedniego miejsca eliminuje ryzyko pomyłek logistycznych, utrzymując tym samym sprawną koordynację w łańcuchu dostaw.
Uwzględnienie tych czynników w pracy kupieckiej gwarantuje solidną podstawę dla wydajnego i efektywnego łańcucha dostaw. Znajomość i zastosowanie tych zasad jest fundamentem skutecznego zarządzania zakupami, które przekłada się na sukces i stabilność całej organizacji.
ZADANIE DLA KIEROWNIKÓW, LIDERÓW DZIAŁOW ZAKUPÓW.
Zorganizuj krótkie spotkanie z zespołem zakupowym. Zadaj pytanie, czy Twoi ludzie, wiedzą jakie jest pięć podstawowych praw nabywania? Czy wiedzą jaki wpływ mają te zasady na całościowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa?
Taki krótki on-job training może w znaczący sposób zwiększyć świadomość i kompetencje Twojego zespołu. Jest to doskonała okazja do weryfikacji aktualnych procedur i metod pracy, a także do inspiracji do poszukiwania bardziej efektywnych rozwiązań w przyszłości.
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !