Jak moc zakupowa („buying power”) i konsolidacja wydatków przekładają się na zyski twojej firmy?
„Ile kosztuje 1 element stalowy wycięty z arkusza stali?”
” 170 złotych.”
„A co jeśli kupię 10?”
„Nadal 170 złotych, niestety.”
„A co jeśli kupię 100?”
„100 sztuk? To możemy porozmawiać o sporym rabacie.”
Spis treści
Czym jest moc zakupowa ("buying power")?
Moc zakupowa to zdolność do uzyskiwania korzystniejszych cen przez konsolidację wydatków. Dzięki niej przedsiębiorstwa zyskują możliwość negocjowania lepszych warunków dzięki zakupom produktów lub usług w dużych ilościach.
Każdy Kupiec dysponuje super mocą zakupową. Powszechna zasada w nabywaniu mówi, że im więcej kupujesz, tym niższa jest cena jednostkowa produktu. Organizacje mają różne poziomy mocy zakupowej w różnych kategoriach. Na przykład, duża drukarnia będzie miała znaczący wolumen i będzie mogła uzyskać świetne zniżki dla bezpośrednich kategorii zaopatrzeniowych, takich jak papier i tusz. Jednak w innych kategoriach, jak na przykład przy zakupie zaledwie 2 samochodów dostawczych, nie będzie mogła skorzystać ze znaczących obniżek cenowych.
Wolumeny można łączyć na poziomie różnych fabryk, różnych wydziałów, różnych regionów czy nawet w przypadku tego samego dostawcy, jeśli nie jest to robione.
Częścią pracy każdego Kupca jest znajdowanie sposobów na pozyskanie produktów i usług wysokiej jakości po maksymalnie niskich cenach. Oczywiście jestem daleka od stwierdzenia, że kupujemy tam, gdzie najtaniej, ale dążymy do tego, aby cena była jak najbardziej optymalna. Więc jak to zrobić?
...skonsolidować wydatki!
Konsolidacja wydatków to proces polegający na połączeniu zakupów różnych działów lub lokalizacji firmy pod jednym dostawcą lub w ramach jednego kontraktu. Ta strategia pozwala na lepsze wykorzystanie wolumenu zakupów jako dźwigni negocjacyjnej, co z kolei przekłada się na niższe ceny jednostkowe i lepsze warunki umów.
Najważniejsze korzyści z konsolidacji wydatków:
- Zwiększenie mocy zakupowej: Łącząc zakupy, możesz negocjować z dostawcami jako jedna, silniejsza jednostka. Dzięki większym wolumenom zakupowym, jesteś w stanie uzyskać znacznie lepsze ceny i warunki, które nie byłyby dostępne dla pojedynczych, mniejszych zamówień.
- Redukcja kosztów: Przez zmniejszenie liczby dostawców i centralizację zakupów, firma może znacząco obniżyć koszty operacyjne związane z zaopatrzeniem, takie jak obsługa zamówień, logistyka czy zarządzanie kontraktami.
- Uproszczenie procesów: Zarządzanie mniejszą liczbą umów i relacji z dostawcami jest prostsze i mniej czasochłonne. To nie tylko ułatwia pracę działu zakupów, ale także pozwala na lepsze skupienie się na kluczowych zadaniach strategicznych.
- Poprawa jakości i spójności: Dzięki standaryzacji dostawców oraz produktów łatwiej jest utrzymać wysoką jakość i jednolitość zakupionych towarów i usług. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki operacyjne firmy.
Czy konsolidacja wydatków jest prostym zadaniem?
Kiedy czytamy o konsolidacji wolumenów zakupowych, wszystko wydaje się być proste i oczywiste. Jednak wdrażanie tych strategii w praktyce bywa znacznie trudniejsze. Oto niektóre z przeszkód, które często stanowią wyzwanie dla firm próbujących konsolidować swoje zakupy:
- Brak standaryzacji produktów i usług to jedna z głównych barier. Duża rola spoczywa tutaj na barkach kupca i jego determinacji, aby wprowadzić standardy zakupowe. Kupiec musi przekonać różne działy w firmie, że korzystanie z tych samych produktów lub usług według ustalonych standardów przyniesie korzyści całej organizacji. To wymaga nie tylko umiejętności negocjacyjnych, ale także zdolności do przekonywania i edukowania innych o zaletach standaryzacji.
- Brak jasnego planu zapotrzebowania. Bez zrozumienia tego, co i kiedy będzie potrzebne, trudno jest efektywnie konsolidować zakupy. Firmy często działają w oparciu o ad hoc’ owe zapotrzebowania, co utrudnia planowanie i konsolidację. Jasny plan zapotrzebowania pozwala na lepsze prognozowanie i planowanie zakupów, co jest ważne dla efektywnej konsolidacji. Domagaj się od innych działów budżetu, nawet jeśli ma to być tylko estymacja. To zawsze lepsze niż nic.
- Niewystarczające narzędzia i systemy IT. Jeśli firma nie posiada zintegrowanego systemu do zarządzania zakupami, trudno jest zbierać i analizować dane potrzebne do efektywnej konsolidacji. Problemy z analizą danych sprawiają, że trudno jest zrozumieć wzorce zakupów i identyfikować możliwości konsolidacji. Inwestycja w zaawansowane narzędzia analityczne i systemy IT może znacznie poprawić zdolność do efektywnego zarządzania i konsolidacji zakupów.
To tyle o przeszkodach, teraz przejdźmy do tego jak zabrać się za konsolidację wolumenów.
Od czego zacząć?
Zastosowanie konsolidacji wydatków w praktyce może wydawać się skomplikowane, ale można to osiągnąć, krok po kroku.
1. Analiza wydatków: Pierwszym krokiem jest przegląd i analiza obecnych wydatków. Zacznij od zebrania wszystkich informacji o tym, gdzie i jak Twoja firma wydaje pieniądze. Gdzie jest wydawane najwięcej? Jak często te wydatki są dokonywane? Teraz można pogrupować wydatki na kategorie, które mają wspólne cechy. Skup się na wydatkach, które powtarzają się regularnie. Następnie poszukaj obszarów do konsolidacji.
2. Wybór dostawców: Wybierz dostawców, którzy mogą zaoferować najlepsze warunki przy większych wolumenach zakupów.
3. Negocjacje z dostawcami: Mając dane o wydatkach, przystąp do negocjacji z obecnym i nowymi dostawcami. Pamiętaj, że teraz reprezentujesz większy wolumen zakupowy, co daje Ci lepszą pozycję negocjacyjną.
4. Monitorowanie i optymalizacja: Po wdrożeniu konsolidacji, ważne jest regularne monitorowanie efektów i dostosowywanie strategii w razie potrzeby, aby maksymalizować korzyści z większej mocy zakupowej.
Przykład z biznesu wzięty
Firma produkcyjna z branży przemysłowej regularnie zamawia wycinane laserem i obrabiane elementy ze stali. Kiedy tylko pojawia się zamówienie od klienta, dział zakupów składa zamówienie u swojego standardowego dostawcy na kilkanaście różnych elementów stalowych. Roczne obroty z tym dostawcą wynoszą około 450 000 zł. Dostawca ten jest długoletnim partnerem firmy.
W takiej sytuacji, gdzie zamówienia są realizowane pojedynczo, firma traci swoją moc zakupową, ponieważ nie wykorzystuje potencjału konsolidacji zakupów.
Co zostało zrobione, aby uzyskać oszczędności?
1. Analiza i selekcja pozycji: Z 190 różnych pozycji produktów, Dział Zakupów wybrał 27 najważniejszych, które łącznie generowały obroty na poziomie 350 000 zł. To stanowiło około 80% całkowitego obrotu. Zadziałała zasada Pareto (20/80), gdzie 14% pozycji generowało większość obrotów.
2. Zbieranie specyfikacji: Dział Zakupów zebrał dokładne specyfikacje dla wybranych 27 kluczowych pozycji. To stanowiło trudne zadanie. Wiele dokumentów, rysunków wymagało aktualizacji przez Dział R&D lub po prostu brakowało dokumentacji.
3. Zapytanie ofertowe: Następnie wysłano zapytania ofertowe do potencjalnych dostawców, zawierające informacje o rocznych wolumenach zakupów i szacowanych odbiorach
4. Wynik fazy ofertowania: Otrzymane oferty na skonsolidowane wolumeny były średnio o 11% tańsze niż ceny od dotychczasowego dostawcy.
5. Negocjacje i obniżka cen: Te nowe, niższe oferty posłużyły jako dźwignia negocjacyjna z obecnym dostawcą, który, w obliczu potencjalnej konkurencji, zdecydował się obniżyć ceny o 11% na wszystkich 190 komponentach.
6. Oszczędności i kontrakt: Całkowita oszczędność wynikająca z tych działań to 50000zł. Na koniec został podpisany nowy kontrakt na rok czasu, zabezpieczający te korzystniejsze ceny.
Co robić, gdy konsolidacja wolumenów nie jest możliwa?
Jeśli konsolidacja zakupów nie jest możliwa ze względu na specyfikę zamówień, można spróbować innych metod, aby uzyskać korzyści finansowe od dostawców.
1. Negocjacje jednorazowego rabatu na koniec roku:
- Zbierz wszystkie zakupy z całego roku i przedstaw je dostawcy, pokazując mu, ile firma wydała na jego produkty lub usługi.
- Zapytaj o możliwość uzyskania jednorazowego rabatu. Taki rabat, nawet jeśli jest stosunkowo niewielki, może stanowić dodatkowy zastrzyk oszczędności dla firmy.
2. Umowa rabatowa oparta na obrotach:
- Innym podejściem jest negocjowanie umowy rabatowej, która będzie zależna od osiąganych obrotów. Jeśli firma regularnie robi zakupy u danego dostawcy, ale w mało powtarzalnych ilościach, można zaproponować umowę, w ramach której rabat rośnie wraz ze wzrostem wartości zakupionych produktów lub usług w ciągu roku.
- Taka umowa motywuje dostawcę do utrzymania dobrych relacji z firmą i może prowadzić do lepszych warunków cenowych.
Podsumowanie
Konsolidacja wydatków to nie tylko sposób na obniżenie kosztów. To strategia, która może przynieść szerokie korzyści dla całej organizacji, poprawiając efektywność operacyjną, jakość produktów i usług oraz relacje z dostawcami. Warto zatem rozważyć jej wdrożenie, aby zbudować silniejszą i bardziej konkurencyjną firmę w dzisiejszym złożonym świecie biznesowym.
Powodzenia!
Bibliografia:
- Obraz autorstwa kstudio na Freepik
Będzie mi miło gdy zostawisz tutaj swój komentarz.
Spodobał Ci sie ten wpis ? Udostępnij go !
Bardzo ciekawy artykuł. Część z tych 'metod’ sam często stosuję w celach negocjacyjno-zakupowo-oszczędnościowych, m.in. zasada Pareto, otwarte zapytanie ofertowe + dywersyfikację dostawców w celu uświadomienia aktualnemu dostawcy, że nie jest jedyny oraz rabat retrospektywny wraz poziomami rabatów uzależnionymi od obrotów. Poruszyłbym tu jeszcze kwestię tworzenia 'grup zakupowych’, która w mojej ocenie póki co jest mało popularna w naszym kraju, a ma duży potencjał oszczędnościowy. To chyba jednak temat na osobny artykuł 🙂
Tak zgadzam się że grupy zakupowe są dosyć popularnym rozwiązaniem w innych krajach, a w Polsce ten rodzaj dźwigni jest wciąż mało popularny.
Dziękuje za komentarz!